Checklist pour organiser une compétition de cross-country

Une compétition de cross-country se prépare longtemps avant l’installation du parcours. Il faut d’abord sécuriser le lieu, les autorisations, l’assurance et les mesures de circulation, puis organiser les inscriptions, le chronométrage et l’encadrement médical. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, préparer les dossards et vérifier chaque balise. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Vérifier l’assurance
Obtenir l’autorisation du parcours
Demander des mesures de circulation
Réserver un soutien médical
Réserver le chronométrage
Réserver les toilettes
Réserver des barrières et des barrières de foule
Publier les informations des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer les feuilles de résultats
Inspecter le parcours
3 personnes
Baliser les risques du parcours
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Préparer la liste de départ
2 personnes
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Répartir les vêtements et les gilets
2 personnes
Délimiter le terrain
6 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
5 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer les obstacles et le ruban de balisage
5 personnes
Installer le poste de ravitaillement
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Vérifier les vélos
2 personnes
Donner le briefing du parcours
2 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
Lancer la compétition
3 personnes
Affecter des personnes au parcours
12 personnes
Gérer le chronométrage
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Tenir le point de ravitaillement
3 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter le parcours
6 personnes
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Retirer les barrières et le ruban
5 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Exporter le suivi du temps
2 personnes
Publier les résultats
Enregistrer les objets trouvés
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer les résultats des participants par mail
Annuler les autorisations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Comptoirs d'inscriptionqté 3
Poubellesqté 8
Éléments de podiumqté 4
Barrières de fouleqté 30
Poteaux de balisageqté 30

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Numéros de départqté 200
Porte-dossardsqté 200
Gilets de courseqté 20
Flèches de directionqté 80
Ruban de parcoursqté 12
Spray de marquageqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Obstaclesqté 12
Gobeletsqté 500
Caisses de bidonsqté 8
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Boîtes à outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Supports à vélosqté 10
Plateaux de prixqté 12
Cartes d'itinéraireqté 40
Panneaux de liste de départqté 3
Panneaux des résultatsqté 2
Porte-médaillesqté 200
Cônesqté 30
Casques de rechangeqté 4
Housses de pluieqté 10

Équipement

Kit de chronométrage
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Pilesqté 40

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Lampes de chantierqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 6
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 300
Marqueursqté 12
Chemises à pinceqté 12
Stylos à billeqté 40

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Pinces à déchetsqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives plusieurs semaines avant la course : l’autorisation de compétition, l’assurance, le parcours et la circulation doivent être validés avant d’ouvrir les inscriptions.
Inspecte le parcours au moins deux fois, dont une fois dans les jours précédant l’épreuve. Repère les risques et prévois ruban, flèches, cônes et spray de marquage pour rendre chaque changement de direction visible.
Clôture les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ, préparer les dossards et imprimer la liste de départ. Garde une marge pour corriger les doublons et les besoins alimentaires.
Ne limite pas les bénévoles au départ et à l’arrivée : place-en aussi aux croisements, aux obstacles, aux points sensibles et auprès du chronométrage. Les talkies-walkies et les téléphones évitent les transmissions improvisées.
Vérifie la météo et le matériel la veille, pas le matin même. Teste le kit de chronométrage, les ordinateurs, la sonorisation, les rallonges et les moyens de ravitaillement avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une compétition de cross-country ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, le parcours, le soutien médical et les réservations de matériel peuvent demander plusieurs échanges avant d’être confirmés.
Combien de temps avant la course ouvrir les inscriptions ?: Ouvre-les généralement 4 à 6 semaines avant l’épreuve et fixe une date de clôture quelques jours avant le départ. Ce délai permet de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et composer les groupes.
Quand baliser le parcours d’un cross-country ?: Fais une première inspection environ une semaine avant, puis installe ou renforce le balisage la veille ou le matin même selon les règles du lieu. Contrôle toutes les flèches, le ruban, les cônes et les obstacles avant le premier départ.
Quel matériel vérifier la veille d’une compétition de cross-country ?: Vérifie les dossards, porte-dossards, gilets, flèches, ruban, cônes, obstacles, gobelets et bidons, ainsi que le chronométrage. Teste aussi les ordinateurs, tablettes, téléphones, talkies-walkies, microphones, sonorisation et rallonges au moins 12 heures avant.

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