Checklist voor een crematorium open dag organiseren

Een crematorium open dag vraagt om een rustige ontvangst, duidelijke rondleidingen en een programma waarin bezoekers zich vrij kunnen bewegen. Leg eerst datum, ruimtes, sprekers en rondleidingen vast; regel daarna uitnodigingen en aanmeldingen. In de laatste week draait het vooral om groepsindeling, parkeerinformatie, catering en techniek. Op de dag zelf moeten ontvangstbalie, bewegwijzering, presentaties, koffie en informatiemappen klaarstaan voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes voor bezoekers reserveren
Rondleidingen samenstellen
2 personen
Sprekers en rondleiders vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Aanmeldlijst definitief maken
Rondleidingsgroepen indelen
2 personen
Catering reserveren
Techniek testen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Informatiemappen samenstellen
2 personen
Dranken gekoeld zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffievoorraad controleren
Toiletten controleren
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Stilte- en gespreksruimte inrichten
2 personen
Infomateriaal uitstallen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Techniek opnieuw testen
2 personen
Rondleidingsroutes nalopen
2 personen
Medewerkers kort instrueren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Informatiemappen uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Presentaties verzorgen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Stilteruimte begeleiden
Toiletten tussentijds controleren
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
Bezoekers netjes uitzwaaien
2 personen
Informatiebalie sluiten
2 personen
Eindcontrole bezoekersruimtes
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Vermiste spullen registreren
Dankberichten versturen
Foto- en promotiemateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
B statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Kapstokkenaantal 4
Paraplubakkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Laptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Voorraadbakkenaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelbordjesaantal 12
Fotolijstenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Informatiebordenaantal 12
Tafelnummersaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste groepen en houd tussen twee rondes minimaal 15 minuten vrij. Zo is er tijd voor vragen, wisselen van groep en eventuele vertraging bij een eerdere rondleiding.
Stuur parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen voor de open dag mee met de definitieve bevestiging. Vermeld ook waar bezoekers zich melden en hoe ze de ontvangstbalie vanaf de ingang vinden.
Test laptops, projectoren, projectieschermen en microfoons niet alleen bij het opbouwen, maar ook met de presentaties die daadwerkelijk worden gebruikt. Controleer daarbij verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels.
Zet de catering vóór de ontvangst klaar: gekoelde dranken, koffie, thee, water en hapjes. Controleer daarnaast of er genoeg kopjes, glazen, borden, gebaksvorkjes en theelepels zijn voor alle aangemelde bezoekers plus een kleine reserve.
Maak de bezoekersstroom zichtbaar met bewegwijzering, naamkaartjes en een ontvangstbalie. Controleer toiletten, kapstokken en paraplubakken voordat de deuren opengaan; deze praktische punten worden bij een open dag snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een crematorium open dag organiseren?: Leg datum, programma, ruimtes en rondleiders bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en publiceer de open dag daarna, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen en groepsindelingen te verwerken.
Wanneer moet ik de rondleidingsgroepen indelen?: Maak de definitieve groepsindeling 3 tot 5 dagen voor de open dag, nadat de aanmeldlijst en dieetwensen zijn gecontroleerd. Houd per groep rekening met de beschikbare ruimte en plan 15 minuten wisseltijd tussen rondleidingen.
Wanneer moet de techniek voor een crematorium open dag getest worden?: Test presentaties, laptops, projectoren en microfoons uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals tijdens het opbouwen. Controleer dan ook alle kabels en aansluitingen, zodat je op de ochtend zelf geen technische storing hoeft op te lossen.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een crematorium open dag?: Reken voor het ontvangst- en pauzemoment op ongeveer 2 warme dranken per bezoeker, plus 10 procent reserve. Zet koffie, thee en water klaar voordat de eerste rondleiding start en controleer halverwege of de voorraad moet worden aangevuld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.