Journée portes ouvertes du crématorium : la checklist

Une journée portes ouvertes au crématorium demande une préparation précise, car les visiteurs suivent souvent plusieurs espaces et plusieurs créneaux. Commencez par fixer la date, le programme et le parcours des visites, puis organisez les inscriptions et les groupes. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur l’accueil, la signalétique, les présentations, le café et les besoins alimentaires. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les oublis fréquents.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver des espaces pour les visiteurs
Composer les visites guidées
2 personnes
Réserver les intervenants et les guides
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Finaliser la liste d’inscription
Répartir les groupes de visite
2 personnes
Réserver le catering
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Composer les dossiers d'information
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le stock de café
Vérifier les toilettes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Aménager l’espace calme et discussion
2 personnes
Installer le matériel d’information
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Revérifier la technique
2 personnes
Parcourir les itinéraires de visite
2 personnes
Briefer brièvement le personnel
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Distribuer les dossiers d’information
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Assurer les présentations
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Gérer l’espace calme
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
Saluer poliment les visiteurs
2 personnes
Fermer le comptoir d'information
2 personnes
Contrôle final des espaces visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets perdus
Envoyer des messages de remerciement
Archiver les photos et le matériel promotionnel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tables hautes Bqté 4
Nappesqté 10
Porte-manteauxqté 4
Porte-parapluiesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de stockageqté 8

Décoration

Compositions floralesqté 6
Pancartes de tableqté 12
Cadres photoqté 8
Badges nominatifsqté 40
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Panneaux d'informationqté 12
Numéros de tableqté 10

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons de nettoyageqté 20
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez des créneaux de visite guidée et indiquez la durée de chaque parcours. Vous pourrez ainsi répartir les visiteurs sans créer d’attente à l’accueil.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement et établissez une liste par groupe. Notez séparément les besoins alimentaires et envoyez les informations de parking avec la confirmation.
Testez toute la technique au moins 24 heures avant l’ouverture : ordinateurs, projecteurs, écrans, microphones, rallonges et multiprises doivent fonctionner ensemble dans les espaces prévus.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier visiteur : bureau, badges nominatifs, signalétique, porte-manteaux et porte-parapluies doivent être installés et faciles à repérer.
Ne laissez pas les boissons et les pauses au dernier moment. Mettez les boissons au frais la veille, vérifiez le stock de café et préparez les en-cas, les tasses, les verres et les plateaux de service le matin même.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes au crématorium ?: Envoyez les invitations environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Prévoyez une relance 7 jours avant et arrêtez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour finaliser les groupes et le catering.
Combien de temps prévoir pour une visite guidée du crématorium ?: Prévoyez généralement 30 à 45 minutes par visite, puis 10 à 15 minutes pour la circulation et les questions. Ajoutez ces temps de transition au programme afin d’éviter que les groupes se chevauchent.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test 48 heures avant, puis une vérification complète la veille. Contrôlez chaque ordinateur, projecteur, écran, microphone, rallonge et multiprise dans la salle où le matériel sera utilisé.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes au crématorium ?: La veille, terminez le nettoyage, installez les tables et les chaises si possible, préparez les dossiers d’information et vérifiez les toilettes. Mettez aussi les boissons au frais et confirmez la présence des guides et des intervenants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.