Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del crematorio
Una jornada de puertas abiertas del crematorio necesita más coordinación que una visita informal: hay que ordenar las inscripciones, los grupos y los tiempos de cada recorrido. Define primero la fecha y el programa, y después cierra espacios, guías, catering y medios técnicos. La recepción debe estar lista antes de que llegue el primer visitante, con acreditaciones, información, señalización y aparcamiento claramente indicados. Esta checklist reúne el trabajo de preparación, montaje y cierre para no dejar decisiones importantes para el último día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar espacios para visitantes
Preparar las visitas guiadas
2 personas
Contratar a los ponentes y guías
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Cerrar la lista de inscripciones
Organizar grupos de visita guiada
2 personas
Reservar el catering
Probar la técnica
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Preparar la señalización
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Preparar carpetas informativas
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el stock de café
Comprobar los baños
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Montar la sala de silencio y conversación
2 personas
Colocar el material informativo
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar de nuevo la técnica
2 personas
Revisar las rutas de visita guiada
2 personas
Dar una breve instrucción al personal
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Repartir carpetas informativas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar visitas
3 personas
Realizar presentaciones
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Coordinar la sala de silencio
Comprobar los baños periódicamente
Reponer el buffet durante el evento
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Guiar la última visita
3 personas
Despedir amablemente a los visitantes
2 personas
Cerrar el mostrador de información
2 personas
Control final de las zonas de visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Registrar los objetos perdidos
Enviar mensajes de agradecimiento
Archivar el material fotográfico y promocional
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 100
- Mesas altas Bcant. 4
- Mantelescant. 10
- Percheroscant. 4
- Paragüeroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 80
- Vasos para aguacant. 100
- Platoscant. 120
- Tenedores de postrecant. 120
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Portátilescant. 2
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Enrollacablescant. 2
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Cucharonescant. 8
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 8
Decoración
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles de mesacant. 12
- Marcos de fotoscant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Paneles informativoscant. 12
- Números de mesacant. 10
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Paños de limpiezacant. 20
- Papeleracant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y la duración de cada visita guiada con varias semanas de margen. Así puedes contratar a ponentes y guías, formar grupos realistas y comunicar horarios concretos en la invitación.
- Cierra las inscripciones al menos 3 días antes del evento. Usa la lista definitiva para organizar los grupos, recoger preferencias dietéticas y calcular sillas, tarjetas de nombre, carpetas y servicio de café.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, cables alargadores, regletas y enrollacables. No compruebes solo que el equipo enciende; prueba también las presentaciones y la posición de los altavoces.
- Prepara la recepción con tiempo suficiente para montar mesas, sillas y el mostrador antes de abrir las puertas. Coloca señalización desde el aparcamiento y deja preparados los percheros, paragüeros, tarjetas de nombre y carpetas informativas.
- Revisa baños, limpieza, bebidas y café antes del montaje final. Enfría las bebidas, comprueba las máquinas de café, teteras, termos, jarras de agua y utensilios de servicio para que el catering no dependa de compras de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del crematorio?
- Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha, programa, espacios, guías e invitaciones. Reserva el catering y prepara la comunicación del aparcamiento antes de abrir las inscripciones.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para las visitas guiadas?
- Cierra la lista aproximadamente 3 días antes de la jornada. Ese plazo permite crear grupos, asignar horarios, imprimir tarjetas y ajustar las cantidades del catering.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y los micrófonos?
- Haz una prueba técnica completa como mínimo 1 día antes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos, cables, regletas y presentaciones en la sala donde se utilizarán.
- ¿Qué hay que preparar el mismo día de la jornada de puertas abiertas?
- Antes de recibir visitantes, monta mesas y sillas, recepción, señalización y zonas de servicio. También debes enfriar las bebidas, preparar los aperitivos, revisar los baños y dejar listas las tarjetas, carpetas y grupos de visita.
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