Checklist voor een creatieve workshop organiseren

Een creatieve workshop staat of valt met een duidelijke voorbereiding per deelnemer. Leg eerst datum, locatie, programma en werkvorm vast en werk daarna de inschrijving, materialen en catering uit. Controleer niet alleen of alles aanwezig is, maar sorteer de materialen ook per werkplek. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor tafels, ontvangst, demonstratie en veiligheidsregels. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke details vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopdatum en locatie vastleggen
Programma en werkvorm bepalen
2 personen
Benodigde materialen inventariseren
Inschrijfformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestiging aan deelnemers sturen
Catering en boodschappen plannen
Werkbladen en instructies maken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Workshopmaterialen sorteren
2 personen
Dranken koud zetten
Diner en hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkplekken inrichten
3 personen
Materialen per werkplek klaarleggen
3 personen
Ontvangsttafel en registratie klaarzetten

Event

Welkom en registratie verzorgen
2 personen
Programma en veiligheidsregels uitleggen
Workshop demonstreren
2 personen
Deelnemers begeleiden bij de start
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Werkmaterialen aanvullen
2 personen
Deelnemers individueel begeleiden
3 personen
Werkresultaten laten presenteren
2 personen
Hapjes en drankjes klaarzetten
2 personen
Diner uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
Vragenronde begeleiden
Gezamenlijke afronding verzorgen
2 personen
Deelnemers uitchecken

Nazorg

Werkstukken veilig verpakken
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Werktafels schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Vloer en keuken schoonmaken
2 personen
Materialen tellen en opbergen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 28
Ontvangsttafel
Buffettafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 3

Servies

Bordenaantal 35
Kommenaantal 30
Messenaantal 35
Vorkenaantal 35
Lepelsaantal 35
Glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Koelboxenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatiescherm
Laptop
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 4

Workshopmateriaal

Werkmattenaantal 24
Tekenpapieraantal 150
Schetsblokkenaantal 24
Grafietpotlodenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 12
Gummenaantal 30
Puntenslijpersaantal 12
Aquarelverfsetsaantal 12
Penselenaantal 36
Waterbakjesaantal 24
Mengpalettenaantal 24
Schortenaantal 28
Papieren handdoekenaantal 6
Naamstickersaantal 35
Balpennenaantal 30
Werkbladenaantal 30
Opbergdozenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Pijlen en bewegwijzeringaantal 8
Presentatiepanelenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak per deelnemer een materiaalset en leg die vóór de workshop op de juiste werkplek klaar. Zo verlies je na de demonstratie geen tijd met het uitdelen van tekenpapier, schetsblokken, werkmatten en grafietpotloden.
Plan de inschrijvingen niet pas op de laatste dag. Werk de deelnemerslijst tijdens de aanmeldperiode bij en verzamel dieetwensen voordat je catering en boodschappen definitief maakt.
Controleer apparatuur minstens één dag vooraf. Test laptop, presentatiescherm, flip-over, flip-overstiften, verlengkabels en stekkerdozen samen op de plek waar je ze gebruikt.
Zet de ontvangsttafel klaar vóór deelnemers binnenkomen, met de deelnemerslijst en een duidelijke registratieplek. Trek daarnaast tijd uit om de locatie te openen, te controleren en afvalbakken te plaatsen.
Bereid koffie, thee, water, hapjes of diner zo voor dat je tijdens de workshop niet hoeft te improviseren. Zet dranken koud en plaats servies zoals borden, kommen, glazen en koffiekopjes op een aparte buffettafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een creatieve workshop organiseren?: Leg datum, locatie en werkvorm bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, dieetwensen en het bestellen of verzamelen van materialen.
Wanneer moet ik de materialen voor een creatieve workshop controleren?: Controleer alle materialen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en sorteer ze daarna per werkplek. Doe op de workshopdag nog een korte visuele controle van papier, potloden, werkmatten en eventuele keuken- of presentatiematerialen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een creatieve workshoplocatie klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 tot 90 minuten voor het openen en controleren van de locatie, tafels en stoelen, werkplekken, ontvangsttafel en techniek. Bij veel deelnemers of meerdere werkvormen plan je liever 2 uur.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor een creatieve workshop?: Vraag dieetwensen uit bij de inschrijving en maak de catering uiterlijk 7 dagen vooraf definitief. Doe boodschappen en bereid houdbare onderdelen de dag ervoor; zet dranken en gekoelde producten op tijd koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.