Kreativworkshop organisieren: die praktische Checkliste
Ein Kreativworkshop braucht mehr Vorbereitung als nur Papier und Stifte. Du legst zuerst Termin, Ort und Arbeitsform fest, planst danach Anmeldung, Material und Verpflegung und richtest am Veranstaltungstag jeden Arbeitsplatz ein. Besonders oft fehlen beschriftete Materialien, ein klarer Empfang und genügend Zeit für Aufbau und Sicherheitsregeln. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Ablauf vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Workshopdatum und -ort festlegen
Programm und Arbeitsform festlegen
2 Personen
Benötigtes Material inventarisieren
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Bestätigung an Teilnehmer senden
Catering und Einkäufe planen
Arbeitsblätter und Anleitungen erstellen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Workshopmaterialien sortieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
Abendessen und Snacks vorbereiten
3 Personen
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Arbeitsplätze einrichten
3 Personen
Materialien je Arbeitsplatz bereitstellen
3 Personen
Empfangstisch und Anmeldung vorbereiten
Event
Willkommens- und Registrierungsdienst
2 Personen
Programm und Sicherheitsregeln erklären
Workshop vorführen
2 Personen
Teilnehmende beim Start begleiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Arbeitsmaterialien auffüllen
2 Personen
Teilnehmer individuell betreuen
3 Personen
Arbeitsergebnisse präsentieren lassen
2 Personen
Snacks und Getränke bereitstellen
2 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
Fragerunde moderieren
Gemeinsamen Abschluss organisieren
2 Personen
Teilnehmer auschecken
Nachbereitung
Werkstücke sicher verpacken
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Werktafeln reinigen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Boden und Küche reinigen
2 Personen
Materialien zählen und aufräumen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 6
- StühleAnz. 28
- Empfangstisch
- Buffet-TischAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 3
Geschirr
- TellerAnz. 35
- SchalenAnz. 30
- MesserAnz. 35
- GabelnAnz. 35
- LöffelAnz. 35
- GläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 30
- ServierschalenAnz. 6
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsbildschirm
- Laptop
- Flipchart
- Flipchart-MarkerAnz. 4
Workshopmaterial
- ArbeitsmattenAnz. 24
- ZeichenpapierAnz. 150
- SkizzenblöckeAnz. 24
- Bleistifte aus GraphitAnz. 30
- BuntstifteAnz. 12
- RadiergummisAnz. 30
- BleistiftspitzerAnz. 12
- Aquarellfarben-SetsAnz. 12
- PinselAnz. 36
- WasserschalenAnz. 24
- MischpalettenAnz. 24
- SchürzenAnz. 28
- PapierhandtücherAnz. 6
- NamensaufkleberAnz. 35
- KugelschreiberAnz. 30
- ArbeitsblätterAnz. 30
- AufbewahrungsboxenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- Pfeile und BeschilderungAnz. 8
- PräsentationspaneeleAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- PutzlappenAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane den Aufbau mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. In dieser Zeit stellst du Arbeitstische und Stühle auf, richtest die Arbeitsplätze ein und prüfst Präsentationsbildschirm, Laptop, Flipchart und Verlängerungskabel.
- Lege die Materialien pro Arbeitsplatz zusammen, statt sie erst während des Workshops zu verteilen. Für jeden Platz sollten Arbeitsmatte, Zeichenpapier, Skizzenblock und Graphitstifte bereitliegen.
- Schließe die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste, erfasse Ernährungswünsche und verschicke eine Bestätigung mit Ort, Startzeit und Hinweisen.
- Plane Getränke und Verpflegung nach der Teilnehmerzahl und stelle gekühlte Getränke rechtzeitig bereit. Für Kaffee brauchst du außerdem Kaffeemaschine, Wasserkocher, Thermoskannen, Tassen und ausreichend Gläser.
- Richte den Empfang mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Lege dort die Teilnehmerliste bereit und erkläre nach der Begrüßung zuerst Programm, Arbeitsweise und Sicherheitsregeln, bevor die Vorführung startet.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Kreativworkshop planen?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Anmeldung. Die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Workshop feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Kreativworkshop?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Technik und Arbeitsplätze. Plane zusätzlich 30 Minuten Puffer ein, wenn Materialien sortiert oder Catering vorbereitet werden muss.
- Was muss an jedem Arbeitsplatz für einen Kreativworkshop liegen?
- Bereite pro Platz eine Arbeitsmatte, Zeichenpapier, einen Skizzenblock und Graphitstifte vor. Lege alles spätestens 30 Minuten vor Beginn aus, damit die Begrüßung nicht durch Nachsortieren unterbrochen wird.
- Wann sollte ich die Einladungen für einen Kreativworkshop verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 3 bis 5 Tage vorher, damit du Material, Sitzplätze und Verpflegung passend planen kannst.
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