Countryconcert organiseren: checklist en planning

Een countryconcert organiseren vraagt meer dan muzikanten en een podium vastleggen. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over locatie, capaciteit, vergunningen, geluid, tickets en beveiliging. Daarna volgen praktische zaken zoals catering, dieetwensen, parkeren, decoratie en de indeling van de zaal. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde uit te voeren en voorkom dat geluidsapparatuur, EHBO of weersmaatregelen pas op de concertdag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Muzikanten contracteren
2 personen
Geluidsleverancier reserveren
Podium reserveren
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
Ticketprijs vaststellen
2 personen
Ticketsysteem instellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters ophangen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
EHBO-bezetting regelen
2 personen
Beveiliging regelen
2 personen
Parkeerinformatie publiceren
Draaiboek afdrukken
2 personen
Contactlijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Materialen sorteren
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podium laten plaatsen
4 personen
Geluid installeren
4 personen
Licht installeren
3 personen
Stroomaansluitingen controleren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Dansvloer plaatsen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffet inrichten
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen
Cateringteam instrueren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Laatste veiligheidsronde
3 personen
Deuren openen
4 personen
Tickets scannen
4 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Aperitief serveren
4 personen
Openingsact begeleiden
2 personen
Buffet serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
2 personen
Publieksstroom controleren
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Hoofdact aankondigen
Optreden begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
Geluid uitschakelen
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Podium laten afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur retourneren
3 personen
Tenten retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Leveranciers afronden
2 personen
Betalingen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Kassatafel
Garderoberekkenaantal 2
Podium
Dansvloer
Terrasverwarmersaantal 4
Partytentenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Countryvlaggenaantal 20
Jutebanenaantal 12
Kunstbloemboekettenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Tafellopersaantal 12
Podiumachterdoek
Lichtslingersaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorspeakersaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Lichtstatievenaantal 4
LED-podiaanschijnwerpersaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 4
Gitaarkabelsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveerbladenaantal 10
IJsblokbakkenaantal 8
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Voedselbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Noodverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg podium, geluidsleverancier en muzikanten zo vroeg mogelijk vast. Controleer daarna of de technische afspraken overeenkomen met de beschikbare luidsprekers, subwoofers, mengtafel en draadloze microfoons.
Bepaal de bezoekerscapaciteit voordat je de ticketprijs en het ticketsysteem instelt. Daarmee kun je ook het aantal klapstoelen, biertafels, barkrukken en de benodigde garderoberuimte realistischer plannen.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal door aan de catering. Plan daarnaast buffettafels, serveerschalen, opscheplepels en apart servies voor diner en dessert.
Publiceer parkeerinformatie samen met de uitnodiging en online promotie. Bezoekers zoeken die informatie vaak pas op de dag zelf; zet daarom ook een contactpersoon en de aanvangstijd duidelijk in de communicatie.
Controleer de weersverwachting opnieuw kort voor het concert. Bij een buitenlocatie moet je tijdig beslissen over partytenten, terrasverwarmers, verlichting en een veilige plek voor podium, kabels en apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een countryconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, muzikanten, podium en geluid. Vergunningen, verzekering en capaciteit moeten bekend zijn voordat je tickets verkoopt.
Wat moet ik regelen voor het geluid van een countryconcert?: Reserveer een geluidsleverancier en bespreek vooraf de zaal, het podium en het aantal muzikanten. Controleer uiterlijk 2 weken voor het concert of luidsprekers, subwoofers, mengtafel en microfoons compleet zijn.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen vastleggen?: Vraag dieetwensen uit zodra bezoekers zich aanmelden en geef het definitieve aantal uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf door aan de cateraar. Koel dranken en bereid de catering pas volgens het draaiboek op de concertdag voor.
Hoeveel tijd moet ik op de concertdag reserveren voor de opbouw?: Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor podium, geluid, meubels, decoratie en catering. Houd daarnaast tijd over voor een geluidscheck, het sorteren van materialen en een laatste veiligheidscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.