Countrykonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Countrykonzert steht und fällt mit sauberer Reihenfolge: Erst Ort, Musiker, Bühne und Genehmigungen sichern, danach Tickets, Werbung und Helfer organisieren. Später kommen Catering, Sitzplätze, Tonanlage und Dekoration dazu. Plane außerdem Parkhinweise, Erste Hilfe und Sicherheitsdienst nicht erst in der letzten Woche. Diese Checkliste umfasst 79 Aufgaben und 68 benötigte Dinge – vom Kassentisch bis zum Funkmikrofon.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Musiker beauftragen
2 Personen
Soundanbieter reservieren
Bühne reservieren
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Versicherung prüfen
Besucherkapazität festlegen
2 Personen
Ticketpreis festlegen
2 Personen
Ticketsystem einrichten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Poster aufhängen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
2 Personen
Sicherheitsdienst organisieren
2 Personen
Parkinformationen veröffentlichen
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
Kontaktliste ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
4 Personen
Materialien sortieren
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Bühne aufbauen lassen
4 Personen
Soundanlage installieren
4 Personen
Licht installieren
3 Personen
Stromanschlüsse prüfen
2 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tanzfläche aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
5 Personen
Cateringteam instruieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Letzte Sicherheitsrunde
3 Personen
Türen öffnen
4 Personen
Tickets scannen
4 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Aperitif servieren
4 Personen
Eröffnungsshows begleiten
2 Personen
Buffet servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten auffüllen
2 Personen
Publikumsfluss kontrollieren
2 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Hauptact ankündigen
Auftritt begleiten
3 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen
Ton ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Bühne abbauen lassen
4 Personen
Soundanlage zurückgeben
3 Personen
Zelte zurückgeben
3 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Lieferanten abschließen
2 Personen
Zahlungen abwickeln
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 6
Kassatisch
GarderobenständerAnz. 2
Bühne
Tanzfläche
TerrassenheizerAnz. 4
PartyzelteAnz. 3

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
BiergläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

CountryflaggenAnz. 20
JutebahnenAnz. 12
KunstblumensträußeAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
TischläuferAnz. 12
Bühnenhintergrund
LichterkettenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorlautsprecherAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
LichtstativeAnz. 4
LED-BühnenscheinwerferAnz. 8
NotenpulteAnz. 4
GitarrenkabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 10
EiswürfelbehälterAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 6
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 12
NotbeleuchtungAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und reserviere Musiker, Bühne sowie Soundanbieter frühzeitig. Ohne feste Zusagen lassen sich Ticketverkauf, Werbung und Helferplan nicht verlässlich starten.
Lege die Besucherkapazität fest, bevor du Ticketsystem und Ticketpreis einrichtest. Rechne dabei Sitzplätze, Tanzfläche, Bühne, Ausschank und Fluchtwege gemeinsam durch.
Veröffentliche Parkinformationen spätestens mit der Einladung. Bei einem Konzert mit Biertischen, Klappstühlen und einer Tanzfläche entstehen sonst am Einlass unnötige Rückfragen und Verzögerungen.
Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und gib die endgültige Anzahl dem Catering weiter. Prüfe die Bestellmenge etwa 7 Tage vor dem Konzert und bestätige die Lieferung erneut.
Sortiere am Vortag Drehbuch, Kontaktliste, Dekoration und Technik nach Einsatzort. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; Wettervorhersage, Partyzelte und Terrassenheizer prüfst du am Veranstaltungstag nochmals.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Countrykonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Musiker, Bühne, Soundanbieter, Genehmigungen und Versicherung brauchen Vorrang; Ticketsystem, Werbung und Catering folgen danach.
Was muss ich für ein Countrykonzert an Technik einplanen?: Für den Auftritt gehören mindestens Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult und Funkmikrofone in die Planung. Kläre spätestens 4 Wochen vorher, wer Aufbau, Soundcheck und Betreuung während des Konzerts übernimmt.
Wann soll ich Catering und Getränke für das Konzert bestellen?: Reserviere das Catering etwa 4 bis 6 Wochen vorher und bestätige die Gästezahl 7 Tage vor dem Termin. Kaufe Getränke spätestens am Vortag ein und stelle sie rechtzeitig zum Kühlen bereit.
Was muss am Tag vor dem Countrykonzert erledigt sein?: Sortiere Materialien, drucke Drehbuch und Kontaktliste aus und bereite Dekoration sowie Catering vor. Prüfe außerdem Sitzmöbel, Tanzfläche, Bühne, Einlassbereich und die gekühlten Getränke.

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