Checklist pour organiser un concert country

Un concert country demande plus qu’une scène et quelques musiciens. Il faut verrouiller la date, le lieu, les autorisations, le son et la billetterie avant de lancer la promotion. Ensuite viennent les inscriptions, la restauration, le stationnement, la sécurité et la préparation du jour J. Cette checklist rassemble les 79 tâches et 68 fournitures nécessaires pour avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Engager des musiciens
2 personnes
Réserver le prestataire son
Réserver la scène
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
Fixer le prix du billet
2 personnes
Configurer le système de billetterie
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Accrocher les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Organiser le personnel de premiers secours
2 personnes
Organiser la sécurité
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Imprimer le déroulé
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Faire installer la scène
4 personnes
Installer le son
4 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Vérifier les raccordements électriques
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la piste de danse
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le buffet
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
Briefing de l’équipe traiteur
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dernier tour de sécurité
3 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Scanner les tickets
4 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir l'apéritif
4 personnes
Accompagner le numéro d’ouverture
2 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Contrôler le flux de public
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Annoncer la tête d'affiche
Accompagner la prestation
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les invités vers la sortie
3 personnes
Couper le son
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire démonter la scène
4 personnes
Retourner le matériel audio
3 personnes
Retourner les tentes
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Finaliser les fournisseurs
2 personnes
Traiter les paiements
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Table de caisse
Portantsqté 2
Scène
Piste de danse
Chauffages de terrasseqté 4
Tentes de réceptionqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 150
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Décoration

Drapeaux de paysqté 20
Bancs en juteqté 12
Bouquets de fleurs artificiellesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Chemins de tableqté 12
Fond de scène
Guirlandes lumineusesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Pieds d’éclairageqté 4
Projecteurs LED pour scèneqté 8
Pupitres de musiqueqté 4
Câbles de guitareqté 8
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs à glaçonsqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs alimentairesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 6

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Éclairage de secoursqté 6
Lampes à pilesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez les musiciens, la scène et le prestataire son dès que la date et le lieu sont confirmés. Demandez une fiche technique écrite afin de prévoir les haut-parleurs, les subwoofers, la table de mixage et les microphones sans fil.
Déterminez la capacité d’accueil avant de fixer le prix du billet et de configurer la billetterie. Ce chiffre sert aussi à dimensionner les chaises, les tables, les sanitaires, le personnel de sécurité et les besoins en premiers secours.
Ne lancez pas toute la promotion avant d’avoir vérifié les autorisations et l’assurance. Prévoyez également une information claire sur le stationnement, surtout si le concert se tient dans un lieu rural ou à capacité limitée.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez le catering au moins une semaine avant le concert. Refroidissez les boissons le jour précédent et comptez séparément les verres à bière, à vin et à eau.
Imprimez le déroulé et la liste de contacts avant l’arrivée du public. Vérifiez la météo 48 heures à l’avance pour décider de l’utilisation des tentes de réception, des chauffages de terrasse et des protections de la scène.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert country ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les musiciens et le son, d’obtenir les autorisations, de vendre les billets et d’organiser la sécurité et le catering.
Quand réserver les musiciens et le matériel de son ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 8 semaines avant le concert. Le matériel dépend de la capacité du public, de la scène et de la fiche technique des artistes.
Quand lancer la billetterie et la promotion ?: Ouvrez la billetterie environ 6 semaines avant l’événement, une fois la capacité et le prix fixés. Publiez ensuite les informations essentielles : lieu, horaires, stationnement, restauration et conditions d’accès.
Quand vérifier la météo pour un concert country en extérieur ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une décision opérationnelle 48 heures avant. À ce moment-là, confirmez les tentes, les chauffages de terrasse, la protection du matériel et l’organisation des équipes.

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