Checklist voor een cosplaywedstrijd organiseren

Een cosplaywedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers verzamelen en een jury aanwijzen. Je hebt een duidelijk reglement, een werkbare inschrijving en een programma nodig waarin registratie, beoordeling en optredens passen. Regel techniek, fotografie en prijzen vroeg, want die worden vaak te laat vastgelegd. Op de dag zelf draait alles om een aparte registratiebalie, een goed ingerichte jurytafel en een controle van microfoons, verlichting en scoreformulieren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Fotograaf vastleggen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Jurycriteria afdrukken
Deelnemers bevestigen
2 personen
Programma publiceren
Prijzen bestellen
Catering bestellen
Materiaal controleren
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Scoreformulieren kopiëren
Prijzen inpakken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Backstage inrichten
3 personen
Presentatiezone afzetten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Licht en geluid testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Prijsbekers klaarzetten
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Jurybriefing geven

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Badges uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Wedstrijdnummers controleren
2 personen
Deelnemers omkleden begeleiden
2 personen
Voorselectie uitvoeren
3 personen
Juryvragen verzamelen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek naar presentatiezone begeleiden
3 personen
Finalisten opstellen
2 personen
Wedstrijd presenteren
2 personen
Jurybeoordelingen noteren
3 personen
Deelnemers fotograferen
2 personen
Pauze aankondigen
Juryuitslag controleren
2 personen
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
Winnaars klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking presenteren
2 personen
Winnaars fotograferen
2 personen
Vrije fotosessie begeleiden
2 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en drank opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Foto's veilig opslaan
Deelnemers bedanken
Uitslag online publiceren
Prijswinnaars nabestellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 6
Spiegelsaantal 6
Partytentenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Printer
Fotocamera
Statiefaantal 2
Ringlampenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Fotowand
Achtergronddoekaantal 2
Ballonnenaantal 80
Ballonnenpompaantal 2
Slingeraantal 6
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Prijzenbekersaantal 6
Medaillelintenaantal 10
Waardebonnenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4

Overig

Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 12
Scoreformulierenaantal 100
Deelnemerslijstenaantal 10
Polsbandjesaantal 100
Gaffer tapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Scharenaantal 6
Meetlintenaantal 3
Prijsenveloppenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het wedstrijdreglement uiterlijk vier weken vooraf vast. Beschrijf onder meer de categorieën, jurycriteria, tijdslimiet en regels voor props, zodat deelnemers weten waarop ze worden beoordeeld.
Plan de inschrijving met een duidelijke einddatum en bevestig deelnemers minimaal zeven dagen vooraf. Verzamel dan ook dieetwensen en controleer of namen en categorieën correct in het programma staan.
Reserveer juryleden, fotograaf en locatie minstens zes weken vooraf. Plan voor de fotograaf een vaste plek met fotowand, achtergronddoek, ringlampen en statief; zo ontstaat er geen opstopping bij de registratie.
Test geluid en stroom vóór de deuren opengaan. Sluit luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel, laptop, verlengkabels en stekkerdozen aan en houd powerbanks en batterijen achter de hand.
Richt de locatie in een vaste volgorde in: eerst tafels en stoelen, daarna registratiebalie en jurytafel, vervolgens kledingrekken, spiegels en bewegwijzering. Leg naambadges, scoreformulieren, jurycriteria en ingepakte prijzen apart klaar voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cosplaywedstrijd organiseren?: Begin ongeveer acht weken vooraf met de locatie, het reglement en de jury. Bestel prijzen en catering uiterlijk drie weken vooraf en bevestig deelnemers zeven dagen voor de wedstrijd.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een cosplaywedstrijd?: Plan minimaal twee uur voor de opbouw van tafels, stoelen, registratiebalie, jurytafel en techniek. Reserveer nog 30 minuten voor een geluidstest en een controle van verlichting, scoreformulieren en prijzen.
Wat moet er op een cosplaywedstrijd inschrijfformulier staan?: Vraag minimaal naar naam, contactgegevens, cosplaypersonage, categorie en eventuele speciale wensen voor het podium. Sluit de inschrijving bij voorkeur zeven dagen vooraf, zodat je badges en het programma kunt voorbereiden.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een cosplaywedstrijd?: Met drie juryleden kun je de meeste wedstrijden overzichtelijk beoordelen en scores vergelijken. Leg de criteria minstens twee weken vooraf vast en druk per jurylid een scoreformulier en de criteria af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.