Organiser un concours de cosplay : la checklist complète

Un concours de cosplay demande de coordonner les participants, le jury, la scène et les coulisses sans improviser au dernier moment. Commence par fixer le règlement, les critères de notation et le calendrier des inscriptions, puis réserve le lieu et les prestataires. La semaine précédente, confirme les candidats, imprime les feuilles utiles et publie le programme. Le jour J, prévois un espace d’inscription, une zone de changement, une table pour le jury et un accueil clairement signalé.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le photographe
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer les critères du jury
Confirmer les participants
2 personnes
Publier le programme
Commander les prix
Commander le catering
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Copier les feuilles de score
Emballer les prix
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Aménager les coulisses
3 personnes
Délimiter la zone de présentation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Tester l'éclairage et le son
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer les coupes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Briefing du jury

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Vérifier les numéros de course
2 personnes
Accompagner les participants pour se changer
2 personnes
Effectuer la présélection
3 personnes
Rassembler les questions du jury
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le public vers la zone de présentation
3 personnes
Mettre en place les finalistes
2 personnes
Animer la compétition
2 personnes
Noter les délibérations du jury
3 personnes
Photographier les participants
2 personnes
Annoncer la pause
Vérifier les résultats du jury
2 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Préparer les gagnants
2 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Animer la séance photo libre
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Remercier les participants
Publier les résultats en ligne
Recontacter les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 3
Portants à vêtementsqté 6
Miroirsqté 6
Tentes de réceptionqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Tabouretsqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Appareil photo
Trépiedqté 2
Anneaux lumineuxqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Mur photo
Bâche de fondqté 2
Ballonsqté 80
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandeqté 6
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Coupes de prixqté 6
Rubans de médailleqté 10
Chèques-cadeauxqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Spray désinfectantqté 4

Autre

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Feuilles de scoreqté 100
Listes de participantsqté 10
Braceletsqté 100
Ruban gafferqté 6
Attaches-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Mètres rubansqté 3
Enveloppes pour les prixqté 10

Catering

Courses

Conseils

Publie le règlement avant l’ouverture des inscriptions : précise les catégories, la durée du passage, les accessoires autorisés et les critères de notation. Les candidats doivent savoir exactement ce qui sera évalué.
Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les dossiers et confirmer les besoins alimentaires. Prévois au moins quelques jours entre la confirmation des participants et la publication du programme.
Installe les coulisses avant l’arrivée du public : portants, miroirs, tabourets et tables pliantes évitent que les candidats se changent ou déposent leurs accessoires dans les zones de passage.
Teste la sonorisation avant l’ouverture des portes. Vérifie les haut-parleurs, microphones sans fil, pieds de micro, rallonges, multiprises et ordinateur portable avec le déroulé complet.
Prépare un dossier papier pour le jury et l’équipe d’accueil : critères imprimés, feuilles de score copiées, badges nominatifs, liste des participants et programme. Emballe aussi les prix à l’avance pour éviter une remise désorganisée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de cosplay ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et le photographe, publier le règlement, ouvrir les inscriptions, commander les prix et confirmer les participants.
Quand publier le règlement d’un concours de cosplay ?: Publie-le avant l’ouverture du formulaire d’inscription, de préférence 4 à 6 semaines avant l’événement. Les candidats doivent connaître les règles, les critères du jury et les contraintes techniques avant de s’inscrire.
Que faut-il prévoir pour les coulisses d’un concours de cosplay ?: Prévois au minimum une zone séparée avec portants à vêtements, miroirs, tabourets et tables. Installe-la au moins 2 heures avant l’accueil des participants afin de vérifier les accès et la circulation.
Quand confirmer les participants d’un concours de cosplay ?: Confirme les participants quelques jours après la clôture des inscriptions, puis publie le programme au moins 3 à 5 jours avant le concours. Cela laisse le temps de corriger les horaires et les besoins alimentaires.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.