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Cosplay-Wettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Cosplay-Wettbewerb braucht mehr als Kostüme und eine Bühne. Du musst Anmeldung, Reglement, Jury, Technik, Fotografie und den Ablauf so vorbereiten, dass am Veranstaltungstag keine Warteschlange entsteht. Plane zuerst Location und Wettbewerbsregeln, bestätige danach Teilnehmende und Helfer. Kurz vor dem Termin prüfst du Material, Preise, Wertungsbögen und die Stromversorgung. Mit dieser Checkliste arbeitest du die 74 Aufgaben in der passenden Reihenfolge ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfreglement erstellen

    2 Personen

  • Jurymitglieder erfassen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Fotograf festlegen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Jurykriterien drucken

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Programm veröffentlichen

  • Preise bestellen

  • Catering bestellen

  • Material prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Wertungsbögen kopieren

  • Preise verpacken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Backstage einrichten

    3 Personen

  • Präsentationsbereich absperren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand aufbauen

    2 Personen

  • Licht und Ton testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Pokale bereitstellen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Jury-Briefing geben

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Startnummern überprüfen

    2 Personen

  • Teilnehmende beim Umziehen begleiten

    2 Personen

  • Vorauswahl durchführen

    3 Personen

  • Jurorenfragen sammeln

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikum in den Präsentationsbereich begleiten

    3 Personen

  • Finalisten aufstellen

    2 Personen

  • Wettkampf moderieren

    2 Personen

  • Jurybewertungen notieren

    3 Personen

  • Teilnehmende fotografieren

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Juryergebnis überprüfen

    2 Personen

  • Publikumsstimmen sammeln

    2 Personen

  • Gewinner bereitlegen

    2 Personen

  • Preisverleihung moderieren

    2 Personen

  • Gewinner fotografieren

    2 Personen

  • Freie Fotosession begleiten

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde servieren

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos sicher speichern

  • Teilnehmer verabschieden

  • Ergebnis online veröffentlichen

  • Preisträger nachbestellen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 80
  • KlappischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 6
  • SpiegelAnz. 6
  • PartyzelteAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • HockerAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • Drucker
  • Fotokamera
  • StativAnz. 2
  • RingleuchtenAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • Fotowand
  • HintergrundtuchAnz. 2
  • BallonsAnz. 80
  • BallonpumpeAnz. 2
  • GirlandeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 10
  • WegweiserAnz. 12
  • PokalpreiseAnz. 6
  • MedaillenbänderAnz. 10
  • WertgutscheineAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischsetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionssprayAnz. 4

Sonstiges

  • NamensschilderAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • StifteAnz. 40
  • KlemmbretterAnz. 12
  • WertungsbögenAnz. 100
  • TeilnehmerlistenAnz. 10
  • ArmbänderAnz. 100
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100
  • ScherenAnz. 6
  • MessbänderAnz. 3
  • PreisumschlägeAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Wettbewerbsreglement mindestens 6 Wochen vorher fest. Darin sollten Bewertungskriterien, Zeitlimit, erlaubte Materialien und der Ablauf der Präsentation stehen.
  • Schließe die Anmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Wettbewerb. Danach kannst du Ernährungswünsche erfassen, Teilnehmende bestätigen und Namensschilder sowie Wertungsbögen in passender Anzahl drucken.
  • Plane für Registrierung und Jury getrennte Tische ein. Eine Registrierungstheke, ein Jurytisch und gut sichtbare Wegweiser verhindern, dass Teilnehmende vor Beginn nach dem richtigen Bereich suchen.
  • Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Laptop und Fotokamera am Vortag. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Batterien und Powerbanks, damit Technik und Beleuchtung nicht erst beim Einlass auffallen.
  • Kühle die Getränke frühzeitig und packe Preise, Namensschilder und Bewertungskriterien in beschriftete Behälter. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn, damit Tische, Stühle, Kleiderständer, Spiegel und Fotobereich rechtzeitig stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Cosplay-Wettbewerb organisieren?
Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Location, Reglement und Jury. Die Anmeldung sollte 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten, damit du die Teilnehmerzahl und den Materialbedarf planen kannst.
Wie viele Jurymitglieder braucht ein Cosplay-Wettbewerb?
Für einen kleinen Wettbewerb reichen meist 3 Jurymitglieder. Bei mehr als 30 Teilnehmenden sind 4 bis 5 Personen sinnvoll, damit Bewertung und Beratung nicht zu lange dauern.
Wie viel Zeit sollte man für die Registrierung einplanen?
Rechne pro Teilnehmer mit etwa 2 bis 3 Minuten für Anmeldung, Namensschild und letzte Informationen. Bei 40 Teilnehmenden sollte die Registrierung mindestens 90 Minuten geöffnet sein.
Was braucht man für einen Cosplay-Wettbewerb an Technik?
Plane mindestens Lautsprecher, ein Funkmikrofon, Mikrofonständer, Mischpult und einen Laptop ein. Für Fotos brauchst du eine Kamera, ein Stativ und eine zusätzliche Lichtquelle; teste alles spätestens 24 Stunden vorher.

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