Zo organiseer je een congresreis zonder losse eindjes

Begin een congresreis niet met het boeken van een hotel, maar met de doelgroep, het congresdoel en het aantal deelnemers. Daarna leg je in vaste volgorde de aanmeldingen, reisopties, congresinschrijving en overnachtingen vast. Verzamel dieetwensen, noodcontacten en reisdocumenten ruim vóór vertrek, zodat wijzigingen nog uitvoerbaar zijn. In de laatste week draait alles om controleren, indelen en materiaal klaarzetten: badges, congresmappen, presentaties en kabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Congresdoelgroep bepalen
2 personen
2
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Reisopties vergelijken
2 personen
6
Vervoer reserveren
7
Congresinschrijving regelen
8
Hotelkamers reserveren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
12
Definitieve deelnemers bevestigen
13
Programma verzamelen
2 personen
14
Sprekersinformatie verzamelen
15
Reisroute controleren
16
Deelnemers indelen
2 personen
17
Noodcontacten verzamelen
18
Badges ontwerpen
19
Congresmaterialen printen
2 personen
20
Deelnemersbrief versturen
21
Dieetwensen doorgeven
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Reisdocumenten controleren
2 personen
24
Materialen inpakken
2 personen
25
Badges sorteren

Event

26
Vertrekpunt controleren
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Bagage en materialen laden
4 personen
30
Reisroute toelichten
31
Naar congreslocatie reizen
2 personen
32
Deelnemers inchecken
3 personen
33
Congresbadges uitdelen
2 personen
34
Congresmaterialen uitdelen
2 personen
35
Programma toelichten
36
Netwerkruimte inrichten
3 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
42
Netwerkprogramma begeleiden
2 personen
43
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
44
Groepsfoto maken
45
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
3 personen
46
Bagage en materialen laden
4 personen
47
Terugreis begeleiden
2 personen
48
Deelnemers veilig laten uitstappen
3 personen

Nazorg

49
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
50
Materialen uitladen
3 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Materialen schoonmaken
2 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Locatie schoon achterlaten
3 personen
55
Geleende materialen retourneren
2 personen
56
Onkostenbonnen verzamelen
57
Facturen controleren
58
Deelnemersbedankje versturen
59
Congresfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 24
Garderoberek
Kledinghangersaantal 30
Koelboxenaantal 3
Transportkrattenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Glazenaantal 30
Waterglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Presentatiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapterset
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Laserpointer
Laptopstandaardaantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 24
Tafelkleedjesaantal 4
Congresbanner
Wegwijzerbordenaantal 6

Kantoor

Congresmappenaantal 24
Notitieblokkenaantal 30
Balpennenaantal 36
Badgehoudersaantal 24
Lanyardsaantal 24
Printpapier
Plakbandaantal 3
Schaaraantal 2
Stiftenaantal 2
Naambordjesaantal 6

Reisbenodigdheden

Reisdocumentmappenaantal 4
Bagagelabelsaantal 24
Paraplu'saantal 6
Reflecterende hesjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handveger en blik
Microvezeldoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier voordat je vervoer en kamers definitief reserveert. Vraag naast naam en contactgegevens ook dieetwensen, noodcontacten en reisvoorkeuren uit; controleer de gegevens uiterlijk twee weken voor vertrek.
Vergelijk reisopties op totale reistijd, overstappen en aankomsttijd bij het congres. Reserveer vervoer en hotelkamers zodra je een betrouwbare deelnemersinschatting hebt, en houd een kleine marge voor late aanmeldingen.
Stuur de deelnemersbrief niet pas op de vertrekdag. Deel de definitieve reisroute, hotelinformatie, congresprogramma, paklijst en contactpersoon minstens 7 dagen vooraf.
Test presentatiescherm, laptop, HDMI-kabel, adapterset, microfoon en speakers samen op locatie of met dezelfde aansluitingen. Leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks apart in een transportkrat, zodat ze niet onderin de bagage verdwijnen.
Maak badges, congresmappen, notitieblokken en balpennen per deelnemer klaar en sorteer ze vóór vertrek. Controleer daarnaast reisdocumenten en de laatste deelnemerslijst één keer bij het inpakken en nogmaals vóór vertrek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een congresreis organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met doelgroep, deelnemerslijst, vervoer en hotel. Plan de definitieve deelnemersbevestiging en controle van reisdocumenten uiterlijk 2 weken voor vertrek.
Wanneer moet je vervoer en hotel voor een congresreis boeken?: Boek vervoer en kamers zodra je ongeveer 70 tot 80 procent van het verwachte aantal deelnemers kent. Wacht niet tot alle aanmeldingen binnen zijn: beschikbaarheid en groepsvoorwaarden kunnen in enkele dagen veranderen.
Wat moet je uiterlijk een week voor een congresreis regelen?: Stuur dan de deelnemersbrief, controleer de reisroute en geef dieetwensen door. Maak ook badges en congresmaterialen gereed en controleer of iedere deelnemer een geldige reisdocumentatie en noodcontact heeft.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de vertrekdag?: Reken voor het verzamelen, controleren en sorteren van materialen op minstens 2 tot 3 uur. Plan daarnaast 30 minuten voor de laatste deelnemerscontrole, reisdocumenten en het verdelen van badges en congresmappen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.