Congresborrel organiseren: checklist en planning

Een congresborrel vraagt om meer dan hapjes en drankjes klaarzetten. Je regelt vooraf de locatie, catering, aanmeldingen en dieetwensen, en zorgt op de dag zelf voor een duidelijke ontvangst en logische inrichting. Denk ook aan naamkaartjes, routebordjes, een gekoelde bar en een apart koffiepunt. Met deze checklist werk je van reservering naar opbouw en voorkom je dat leveringen, glaswerk of registratie pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Cateringafspraken vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma afdrukken
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken controleren
2 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Koelruimte vrijmaken
Routebordjes voorbereiden
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes presenteren
3 personen
Dieetopties apart klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Achtergrondmuziek testen
Toiletten controleren

Event

Registratie bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels tussendoor afnemen
2 personen
Afvalbakken legen
Dieetopties controleren
Koffiepunt aanvullen
Laatste ronde serveren
2 personen
Bar sluiten
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten veilig verpakken
2 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad tellen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Naamkaartjes archiveren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Leveranciersfacturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge tafelsaantal 10
Lage buffettafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 16
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Wijnglazenaantal 120
Bierglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Borrelbordjesaantal 120
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Karaffenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Tafelmicrofoon

Registratie

Registratietafel
Naamkaarthoudersaantal 100
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Routebordjesaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 8
Menukaartstandaardsaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg cateringafspraken, dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 werkdagen vooraf vast. Label dieetmaaltijden bij het buffet, zodat gasten en cateringmedewerkers niet hoeven te zoeken.
Plan de registratie vóór de borrelopstelling. Zet de registratietafel bij de ingang, leg naamkaartjes in alfabetische volgorde klaar en plaats routebordjes vanaf de entree.
Controleer vóór levering of er voldoende koelruimte is voor dranken en hapjes. Maak de koelkasten vrij en zet koelboxen of ijsblokbakken klaar als de capaciteit beperkt is.
Test alle apparatuur tijdens de opbouw: koffiezetapparaten, waterkokers, bluetoothspeaker en tafelmicrofoon. Gebruik verlengsnoeren en stekkerdozen zo dat looproutes vrij blijven.
Werk met een vaste opbouwvolgorde op de dag zelf: locatie openen, ruimtes controleren, tafels en stoelen plaatsen, registratie en buffet inrichten, daarna pas dranken koud zetten en hapjes presenteren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een congresborrel organiseren?: Reserveer de locatie en maak cateringafspraken bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de borrel en sluit de registratie 3 tot 5 werkdagen van tevoren.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een congresborrel verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk ze uiterlijk 3 werkdagen voor het evenement in de bestelling. Bevestig daarna het aantal dieetmaaltijden aan de catering en label ze bij binnenkomst.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een congresborrel op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van registratie, buffet, bar, koffiepunt en meubilair. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een controle van leveringen, koeling en apparatuur.
Wat moet ik op de dag van een congresborrel als eerste controleren?: Open eerst de locatie en controleer ruimtes, stroompunten, koelkasten en leveringen. Daarna richt je de registratietafel in; zo kunnen binnenkomende gasten direct worden ontvangen terwijl de borrelopstelling verder wordt afgewerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.