Cóctel de congreso: checklist de organización

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el catering y recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar las inscripciones. Etiqueta las comidas especiales y sepáralas del resto para evitar confusiones durante el servicio.
• Confirma las entregas con antelación y revisa que haya espacio libre en la refrigeración. Enfría las bebidas antes de abrir la barra y utiliza cubiteras o neveras portátiles para mantenerlas frías.
• Prepara el registro con la mesa, las tarjetas de nombre y el programa impreso. Coloca los carteles de ruta antes de que lleguen los invitados, especialmente si el lugar tiene varias salas o accesos.
• Monta las mesas altas, las mesas de buffet y las sillas antes de colocar la comida. Deja la vajilla, las bandejas y las pinzas de servir en cada punto para no tener que buscarlas durante el cóctel.
• Reserva tiempo para comprobar la electricidad y el sonido. Revisa cables alargadores, regletas, máquinas de café y el micrófono antes de abrir la ubicación, no cuando ya estén llegando los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel de congreso?

Empieza a reservar el lugar y cerrar el catering al menos 6 a 8 semanas antes. Envía las invitaciones con tiempo suficiente para recoger inscripciones y preferencias dietéticas antes de confirmar las cantidades.

¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes al catering?

Confirma las inscripciones y el número final con el catering entre 5 y 7 días antes, según sus condiciones. Añade después una pequeña previsión para cambios de última hora, sin inventar cantidades si el proveedor no las ha indicado.

¿Cuándo se deben enfriar las bebidas para un cóctel de congreso?

Coloca las bebidas en neveras o zonas de refrigeración varias horas antes de abrir la barra. Comprueba la temperatura y prepara las cubiteras antes de que lleguen los invitados, no durante el registro.

¿Qué hay que preparar justo antes de abrir el evento?

Haz una revisión final entre 30 y 60 minutos antes: espacios, sillas, registro, tarjetas de nombre, buffet, barra, café, carteles y sonido. Presenta los aperitivos al final, cuando las mesas y el personal estén listos para recibir a los asistentes.

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