Checkliste für den Empfang zum Kongress
Ein Empfang zum Kongress braucht mehr als ein Buffet und ein paar Stehtische. Gäste müssen sich schnell anmelden, Namensschilder finden und den Raum ohne Rückfragen verstehen können. Plane Catering, Ernährungswünsche und Lieferungen frühzeitig und prüfe am Veranstaltungstag Kühlung, Kaffee, Getränke und Technik. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zum fertigen Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Cateringabsprachen festhalten
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Programm drucken
Lieferungen bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kontrollieren
2 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Kühlraum freimachen
Wegweiser vorbereiten
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks präsentieren
3 Personen
Diätoptionen separat bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Hintergrundmusik testen
Toiletten kontrollieren
Event
Registrierung besetzen
2 Personen
Gäste empfangen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gläser einsammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische zwischendurch abwischen
2 Personen
Mülleimer leeren
Diätoptionen prüfen
Kaffeeausgabe auffüllen
Letzte Runde servieren
2 Personen
Bar schließen
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
Mobiliar abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Bestände zählen
Materialien prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
Namensschilder archivieren
Fundsachen sammeln
Lieferantenrechnungen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Hohe TischeAnz. 10
- Niedrige Buffet-TischeAnz. 6
- StühleAnz. 40
- TischdeckenAnz. 16
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 100
Geschirr
- WeingläserAnz. 120
- BiergläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- KaffeelöffelAnz. 80
- Knabber-TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 12
- KaraffenAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlschränkeAnz. 2
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Tischmikrofon
Registrierung
- Registrierungstisch
- NamensschildhalterAnz. 100
- StifteAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 100
- ProgrammhefteAnz. 100
- WegweiserAnz. 8
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 8
- MenükartenständerAnz. 8
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- WischsetAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und kennzeichne Diätmahlzeiten am Buffet sichtbar. So muss das Catering nicht kurz vor Beginn einzelne Portionen zuordnen.
- Bestätige Lieferungen und Catering mindestens 48 Stunden vorher. Prüfe dabei auch, ob Kühlraum, Kühlschränke und genügend Kühlboxen tatsächlich frei und einsatzbereit sind.
- Richte den Registrierungstisch mindestens 60 Minuten vor Einlass ein. Lege Namensschilder alphabetisch oder nach Anmeldeliste bereit und halte Programmexemplare daneben.
- Kühle Getränke nicht erst beim Eintreffen der Gäste. Stelle Wasser, Bier und Wein früh genug kalt und plane für den ersten Empfangsstunde zwei bis drei Getränke pro Person ein.
- Kontrolliere vor dem Einlass alle Räume, Wegweiser und die Technik. Teste Tischmikrofon, Bluetooth-Lautsprecher, Kaffeemaschinen und Verlängerungskabel, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Empfang zum Kongress planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location und dem Catering. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Empfang laufen, damit Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wie viele Getränke braucht man beim Empfang zum Kongress?
- Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, darunter Wasser sowie alkoholische und alkoholfreie Optionen. Bei längeren Empfängen solltest du pro weiterer Stunde mindestens 1 Getränk pro Person nachplanen.
- Wann muss der Empfangsbereich aufgebaut sein?
- Schließe den Aufbau mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ab. Plane zusätzlich 15 bis 30 Minuten für die Kontrolle von Namensschildern, Wegweisern, Buffet, Kaffee und Technik ein.
- Wie organisiert man die Anmeldung bei einem Kongressempfang?
- Richte einen gut sichtbaren Registrierungstisch mit Namensschildhaltern und einer aktuellen Anmeldeliste ein. Bei mehr als 50 Gästen helfen zwei betreuende Personen, damit die Wartezeit möglichst unter 5 Minuten bleibt.
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