Congres organiseren: checklist van planning tot afronding

Een congres organiseren vraagt meer dan een programma en een locatie. Je moet sprekers, aanmeldingen, catering, techniek en deelnemersinformatie op elkaar afstemmen. Begin met datum, zaal en programma en werk daarna toe naar uitnodigingen, registratie en de uitvoeringsdag. Deze checklist helpt je de volgorde bewaken, van het verzamelen van presentaties tot het testen van de projector, microfoons en aansluitingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Sprekers bevestigen
2 personen
Catering reserveren
Technische benodigdheden reserveren
Programma opmaken
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Herinnering aan deelnemers sturen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes ontwerpen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Programma en route delen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Naamkaartjes printen
Deelnemersmappen samenstellen
3 personen
Sprekersmappen klaarleggen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal openen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Deelnemersmappen neerleggen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratieteam instrueren

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoons doorgeven
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afsluitende borrel serveren
3 personen
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Presentaties naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Ovenwantenaantal 4
Broodmandenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumachtergrond
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 130
Congresmappenaantal 120
Programmaflyersaantal 130
Naambordjes sprekersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische test uiterlijk één werkdag voor het congres. Controleer de projector, het projectiescherm, de presentatielaptop, HDMI-kabels, adapters, microfoons, luidsprekers en audiomixer met de echte presentaties.
Sluit de deelnemersregistratie niet pas op de congresdag. Controleer de deelnemerslijst minstens 48 uur vooraf, zodat naamkaartjes, deelnemersmappen, stoelen en catering op aantallen kunnen worden afgestemd.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef de definitieve aantallen minimaal 3 werkdagen voor de catering door. Zo voorkom je dat speciale maaltijden of voldoende servies te laat worden geregeld.
Stuur programma, route en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf naar deelnemers. Vermeld ook hoe laat registratie en ontvangst starten; dat voorkomt een opstopping bij de registratietafels.
Maak op de opbouwdag één aparte transportcontrole voor materialen. Controleer onder meer USB-sticks, verlengkabels, stekkerdozen, naamkaartjes, sprekersmappen en de presentaties voordat alles naar de locatie gaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een congres organiseren?: Start bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig sprekers en catering daarna zo snel mogelijk, zodat je minimaal 8 weken voor de congresdag kunt uitnodigen.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een congres?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Stuur 7 dagen voor het congres een herinnering met programma, route en praktische informatie.
Wanneer moet ik de catering voor een congres definitief doorgeven?: Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen minimaal 3 werkdagen vooraf door. Houd zelf een kleine marge aan voor last-minute wijzigingen in de registratie.
Wanneer test ik de techniek voor een congres?: Test alle apparatuur uiterlijk één werkdag vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Neem de presentaties door op de presentatielaptop en controleer aansluitingen, geluid, microfoons en stroomverdeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.