Checklist pour organiser un congrès sans rien oublier

Un congrès demande de coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions, la technique et l’accueil des participants. Commencez par bloquer la date, le lieu et les horaires, puis avancez vers les invitations et le suivi des inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à récupérer les présentations, confirmer les besoins alimentaires et vérifier le matériel. Cette checklist vous aide à garder le bon ordre jusqu’à l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Confirmer les intervenants
2 personnes
Réserver le catering
Réserver le matériel technique
Mettre en page le programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer un rappel aux participants
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Rassembler les présentations
Concevoir les badges nominatifs
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Partager le programme en route
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Composer les dossiers des participants
3 personnes
Préparer les dossiers des intervenants
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Déposer les dossiers des participants
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Passer les microphones
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le pot de clôture
3 personnes
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Envoyer des suivis de présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 120
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Gants de cuisineqté 4
Corbeilles à painqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Fond de scène
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 130
Dossiers de congrèsqté 120
Flyers du programmeqté 130
Porte-noms des intervenantsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les horaires des interventions, les pauses et le temps nécessaire aux changements de salle ou de matériel.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le congrès. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, les régimes alimentaires et le nombre de dossiers à préparer.
Demandez les présentations aux intervenants 3 à 5 jours avant l’événement, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation. Gardez aussi une copie sur au moins une clé USB.
Préparez les badges et les dossiers participants après la clôture des inscriptions, idéalement 2 à 3 jours avant. Imprimez une liste alphabétique de secours pour retrouver rapidement un nom à l’accueil.
Faites un test technique complet la veille : projecteur, écran, câbles HDMI, adaptateurs, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Prévoyez au moins 30 minutes sur place pour corriger un branchement ou remplacer un câble.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, fixer le programme et confirmer les intervenants, avant de lancer les inscriptions.
Combien de temps avant un congrès envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant le congrès. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin d’ajuster le catering, les badges et les dossiers participants.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez-les 3 à 5 jours avant l’événement et testez-les avant le jour J. Conservez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation et sur une clé USB de secours.
Que vérifier la veille d’un congrès ?: Vérifiez la liste des participants, les badges, les dossiers, le programme imprimé et les besoins alimentaires. Faites également un test d’au moins 30 minutes avec le projecteur, les microphones, les câbles et les haut-parleurs.

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