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Kongress organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Kongress braucht früh klare Entscheidungen: Termin, Programm und Saal bilden die Grundlage für Referenten, Catering und Technik. Plane die Anmeldung nicht erst nach den Einladungen, sondern lege Formular, Teilnehmerdaten und Fristen von Anfang an fest. In den letzten Tagen zählen vor allem Details wie Präsentationstests, Namensschilder, Mappen und die Anlieferung zum Veranstaltungsort. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge der Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Technisches Equipment reservieren

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Erinnerung an die Teilnehmer senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen sammeln

  • Namensschilder entwerfen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Programm und Route teilen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

  • Teilnehmermappen zusammenstellen

    3 Personen

  • Sprechermappen bereitlegen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen auf den Laptop laden

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Teilnehmermappen auslegen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone weitergeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abschlusstrunk servieren

    3 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien lagern

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Präsentationen nachbereiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongresstischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Rednertisch
  • BarhockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • USB-SticksAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • Dinner-TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • OfenhandschuheAnz. 4
  • BrotkörbeAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • Bühnenhintergrund
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 120
  • StifteAnz. 130
  • TagungsmappenAnz. 120
  • ProgrammflyerAnz. 130
  • Namensschilder für SprecherAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Saal, Catering und technisches Equipment möglichst mehrere Wochen vor dem Kongress. Prüfe dabei, ob Projektor, Leinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel und passende Adapter tatsächlich zusammenpassen.
  • Lege eine verbindliche Frist für Referenten fest, zum Beispiel 7 Tage vor Beginn. Bis dahin sollten Sprecherinformationen und Präsentationen vorliegen, damit du Dateien testen und den Ablauf prüfen kannst.
  • Erfasse Ernährungswünsche über das Anmeldeformular und übermittle die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung an das Catering. So lassen sich Verpflegung und Sitzordnung rechtzeitig anpassen.
  • Drucke Namensschilder und stelle Teilnehmer- sowie Sprechermappen spätestens am Vortag zusammen. Lege zusätzlich eine geprüfte Teilnehmerliste am Registrierungstisch bereit, statt sie erst beim Einlass zu erstellen.
  • Teste Präsentationen, Mikrofone und Ton vollständig vor dem Einlass. Bringe Materialien, USB-Sticks, Verlängerungskabel und Adapter gesammelt zum Veranstaltungsort und plane dafür mindestens 60 Minuten vor Veranstaltungsbeginn ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kongress organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Programm und Saal. Referenten, Catering und Technik sollten mehrere Wochen vor dem Kongress bestätigt sein.
Wann sollte man die Einladungen für einen Kongress verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist ungefähr 10 bis 14 Tage vorher, damit Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig feststehen.
Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. So bleiben mehrere Arbeitstage für einen Test mit Präsentationslaptop, Projektor, HDMI-Kabeln und Adaptern.
Was muss man am Tag vor einem Kongress vorbereiten?
Drucke Namensschilder, prüfe die Teilnehmerliste, stelle Teilnehmer- und Sprechermappen zusammen und kühle Getränke. Plane außerdem einen vollständigen Techniktest und die Anlieferung der Materialien spätestens am Vortag ein.

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