Wat heb je nodig voor een congres?

Een congres vraagt om meer dan een zaal en een programma. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, presentaties, catering en een soepel verloop tussen de sessies. Denk vooraf aan aansluitingen, reserveapparatuur en voldoende servies: juist die zaken worden vaak pas op de congresdag gecontroleerd. Gebruik deze boodschappenlijst naast je deelnemersaantal, zaalindeling en programma. Zo weet je wat je moet kopen, huren of meenemen voordat de opbouw begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafelsaantal 2
Podiumtafelsaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Buffetwarmersaantal 6
Serveertangenaantal 10
Tafelkleedrollenaantal 4
Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 120 zakjes
- Kruidenthee - 60 zakjes
- Warme chocolademelk - 3 liter
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffieroom - 2 liter
- Witte suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 300 stuks
- Citroenen - 2 kilo
- Spa Blauw - 120 flessen
- Spa Rood - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Jus d'orange - 12 liter
- Bruisend water - 24 flessen
- IJsblokjes - 15 kilo
- Mini croissants - 120 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 120 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Aardbeienjam - 3 potten
- Hagelslag - 2 kilo
- Volkorenbrood - 12 broden
- Wit brood - 8 broden
- Meergranenbrood - 8 broden
- Mini broodjes - 240 stuks
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 3 kilo
- Rosbiefbeleg - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Komkommers - 4 kilo
- Tomaten - 4 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Gemengde sla - 4 kilo
- Maaltijdsalade kip - 40 stuks
- Maaltijdsalade vegetarisch - 40 stuks
- Maaltijdsalade vegan - 20 stuks
- Pastasalade - 8 kilo
- Aardappelsalade - 8 kilo
- Falafel - 4 kilo
- Gegrilde groenten - 5 kilo
- Kipstukjes - 5 kilo
- Wraps - 160 stuks
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Olijfolie - 1 liter
- Balsamicoazijn - 500 milliliter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 100 gram
- Oregano - 100 gram
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 8 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Ongezouten noten - 3 kilo
- Mueslirepen - 120 stuks
- Donkere chocolade - 2 kilo
- Zoute pretzels - 2 kilo
- Paprikachips - 2 kilo
- Naturelchips - 2 kilo
- Koekjes - 4 kilo
- Papieren servetten - 600 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Vloeibare handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectans - 8 flessen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Voedselbakjes - 40 stuks
- Dieetstickers - 100 stuks

Registratie

Naamkaartjesaantal 120
Lanyardsaantal 120
Registratiebakjesaantal 4
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 6
Programmafoldersaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Evaluatieformulierenaantal 120
Tafelnummersaantal 14

Decoratie

Podiumachtergrondenaantal 2
Wegwijzerbordenaantal 10
Naambordjes sprekersaantal 8
Katoenen tafellopersaantal 14

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtstandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Antislipmattenaantal 6

Tips

Leg per presentatieruimte minimaal één laptop, één beamer en één projectiescherm klaar. Controleer HDMI-kabels en adapters uiterlijk de dag ervoor met de laptops van de sprekers.
Neem per spreker een presentatieklikker mee en leg minstens één reserve-exemplaar bij de techniekkist. Verzamel presentaties vooraf, zodat je niet tijdens de ontvangst nog bestanden hoeft over te zetten.
Plan voor de ontvangst een aparte registratietafel en houd naamkaartjes en de deelnemerslijst bij de hand. Print de lijst niet pas op de ochtend zelf: wijzigingen en dieetwensen moeten nog verwerkt kunnen worden.
Reken voor koffie en water op voldoende koffiekopjes, waterglazen, koffiekannen en waterkannen voor de deelnemers. Zet thermoskannen en koelboxen klaar als de catering niet direct naast de congreszaal staat.
Controleer vóór de opbouw hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en neem per techniekplek verlengkabels en stekkerdozen mee. Een congres met meerdere laptops, een mengpaneel en luidsprekers loopt snel vast zonder extra aansluitingen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik regelen voor een congres?: Regel eerst de locatie, zaalindeling, catering en techniek. Verzamel presentaties en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór het congres en controleer alle aansluitingen de dag ervoor.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een congres?: Voor één spreker tegelijk volstaat meestal één draadloze microfoon; bij panelgesprekken heb je één microfoon per deelnemer nodig. Leg daarnaast minimaal één reserve-microfoon of een alternatief klaar.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een congres?: Zet voor iedere aangemelde deelnemer één stoel klaar en voeg bij een volle zaal enkele reserveplaatsen toe. Houd voor sprekers aparte stoelen of krukken beschikbaar als de zaalindeling daarom vraagt.
Wanneer moet ik de congresboodschappen doen?: Bestel drukwerk, techniek en meubilair zodra de datum en locatie vaststaan. Koop of verzamel houdbare catering- en techniekbenodigdheden uiterlijk één dag vooraf en koel dranken op tijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.