Que faut-il acheter pour un congrès ?

Pour un congrès, les achats ne se limitent pas au café et aux supports imprimés. Il faut aussi prévoir le matériel audiovisuel, la vaisselle, le mobilier d’accueil et les solutions de secours pour les présentations. Comptez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les intervenants et les imprévus. Cette liste vous aide à préparer les commandes et les courses sans oublier les éléments qui prennent souvent du temps à trouver.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Tables d’inscriptionqté 2
Tables podiumqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Tabouretsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 8

Catering

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Chauffe-platsqté 6
Pinces de serviceqté 10
Rouleaux de nappesqté 4
Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 120 sachets
- Tisane - 60 sachets
- Chocolat chaud - 3 liter
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème à café - 2 litres
- Sucre blanc - 2 kilos
- Édulcorants - 300 pièces
- Citrons - 2 kilo
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Eau gazeuse - 24 bouteilles
- Glaçons - 15 kilos
- Mini croissants - 120 pièces
- Mini pains au chocolat - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Confiture de fraises - 3 pots
- Vermicelles en chocolat - 2 kilos
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Mini-pains - 240 pièces
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Tranches de rosbif - 2 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Concombres - 4 kilos
- Tomates - 4 kilo
- Roquette - 1 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Salade mélangée - 4 kilos
- Salade-repas au poulet - 40 pièces
- Salade-repas végétarienne - 40 pièces
- Salade repas vegan - 20 pièces
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 8 kilos
- Falafels - 4 kilos
- Légumes grillés - 5 kilos
- Morceaux de poulet - 5 kilos
- Wraps - 160 pièces
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 500 milliliter
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 100 grammes
- Origan - 100 gramme
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Noix non salées - 3 kilos
- Barres de muesli - 120 pièces
- Chocolat noir - 2 kilos
- Bretzels salés - 2 kilo
- Chips au paprika - 2 kilo
- Chips nature - 2 kilo
- Biscuits - 4 kilos
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 8 bouteilles
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Barquettes alimentaires - 40 pièces
- Autocollants régime - 100 pièces

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Lanyardsqté 120
Bacs d’inscriptionqté 4
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 6
Brochures du programmeqté 120
Blocs-notesqté 120
Formulaires d’évaluationqté 120
Numéros de tableqté 14

Décoration

Fond de scèneqté 2
Panneaux directionnelsqté 10
Porte-noms des intervenantsqté 8
Chemins de table en cotonqté 14

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Tapis antidérapantsqté 6

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour les intervenants et les arrivées anticipées.
Comptez au moins 1 verre à eau, 1 tasse à café, 1 assiette et 1 jeu de couverts par participant et par service. Pour une journée complète, prévoyez une réserve de 10 à 15 % pour remplacer la vaisselle utilisée ou manquante.
Pour les présentations, préparez au moins 1 ordinateur portable principal et 1 ordinateur de secours, avec les câbles HDMI, les adaptateurs et un cliqueur. Rassemblez et testez tous les fichiers au plus tard la veille du congrès.
Réservez le matériel technique au moins 2 à 4 semaines à l’avance, surtout les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage et le vidéoprojecteur. Emportez aussi des rallonges, des multiprises et des batteries externes.
Imprimez les badges, les programmes, la liste des participants et les informations sur les intervenants 1 à 2 jours avant l’accueil. Prévoyez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives et les corrections de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un congrès ?: Pour le premier accueil, comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure. Ajoutez une marge de 10 % afin de couvrir les intervenants, les bénévoles et les arrivées anticipées.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour un congrès ?: Prévoyez au minimum 1 verre à eau, 1 tasse, 1 assiette et 1 jeu de couverts par personne et par service. Ajoutez 10 à 15 % de réserve, surtout si la vaisselle n’est pas lavée pendant la journée.
Quand commander le matériel technique d’un congrès ?: Réservez le vidéoprojecteur, les écrans, les microphones et la sonorisation 2 à 4 semaines avant la date. Faites un test complet des présentations, des câbles et des adaptateurs la veille.
Combien de documents imprimer pour un congrès ?: Imprimez un exemplaire par participant inscrit pour les programmes et les informations utiles, puis ajoutez 5 à 10 % de copies. Préparez les badges et la liste des participants 1 à 2 jours avant l’événement.

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