Lista de compras para organizar un congreso
Para un congreso necesitas coordinar compras muy distintas: material técnico, mobiliario, acreditaciones, documentación y servicio de catering. Esta lista reúne lo necesario para recibir a los participantes, facilitar las ponencias y mantener las pausas de café en funcionamiento. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen para imprevistos. Lo que más suele faltar a última hora son adaptadores, regletas, copias impresas y recipientes suficientes para bebidas.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 14
- Mesas de registrocant. 2
- Mesas del escenariocant. 2
- Sillas para ponentescant. 6
- Taburetescant. 4
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Tablas para servircant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 8
Catering
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Calientaplatoscant. 6
- Pinzas de servircant. 10
- Rollos de mantelescant. 4
- Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 120 sobres
- Té de hierbas - 60 bolsitas
- Chocolate caliente - 3 liter
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Nata para café - 2 litros
- Azúcar blanco - 2 kilos
- Edulcorantes - 300 unidades
- Limones - 2 kilos
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Sinas - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Jugo de naranja - 12 litros
- Agua con gas - 24 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilos
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini bollos de chocolate - 120 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Grageas de chocolate - 2 kilo
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Pan multicereales - 8 barras
- Mini bollos - 240 unidades
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Lomo de rosbif en lonchas - 2 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Pepinos - 4 kilo
- Tomates - 4 kilo
- Rúcula - 1 kilo
- Pimientos - 3 kilo
- Ensalada mixta - 4 kilos
- Ensalada de pollo - 40 unidades
- Ensalada de comida vegetariana - 40 unidades
- Ensalada de comida vegana - 20 unidades
- Ensalada de pasta - 8 kilos
- Ensalada de patata - 8 kilo
- Falafel - 4 kilos
- Verduras a la parrilla - 5 kilos
- Trozos de pollo - 5 kilo
- Wraps - 160 unidades
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Aceite de oliva - 1 litro
- Vinagre balsámico - 500 mililitros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón - 100 gramos
- Orégano - 100 gramos
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 8 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Mandarinas - 5 kilo
- Frutos secos sin sal - 3 kilos
- Barritas de muesli - 120 unidades
- Chocolate negro - 2 kilo
- Pretzels salados - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 2 kilo
- Patatas chips naturales - 2 kilo
- Galletas - 4 kilos
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón líquido de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Guantes de goma - 12 pares
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bandejas para comida - 40 unidades
- Etiquetas de dieta - 100 unidades
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Lanyardscant. 120
- Envases de registrocant. 4
- Bolígrafoscant. 40
- Portapapelescant. 6
- Folletos del programacant. 120
- Bloc de notascant. 120
- Formularios de evaluacióncant. 120
- Números de mesacant. 14
Decoración
- Fondos de escenariocant. 2
- Señales de orientacióncant. 10
- Carteles con nombres de los ponentescant. 8
- Manteles de algodóncant. 14
Iluminación
- Focos LED de obracant. 4
- Soportes de iluminacióncant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
Consejos
- Calcula las sillas con las inscripciones confirmadas y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Reserva aparte las sillas para ponentes y el mobiliario del escenario, porque no cumplen la misma función que las filas de asistentes.
- Prepara al menos un adaptador HDMI por portátil que vaya a utilizarse y lleva cables alargadores y regletas de reserva. Comprueba las conexiones durante la prueba técnica, no cuando empiece la primera ponencia.
- Imprime las tarjetas con nombres, la lista de participantes y los folletos del programa con 1 o 2 copias adicionales por cada 20 asistentes. Las correcciones de última hora suelen afectar al programa y a la información de los ponentes.
- Para una pausa de café, calcula 2 tazas y 2 vasos por persona si no habrá lavado entre servicios. Añade jarras, termos y bandejas suficientes para reponer sin retirar todo el servicio de las mesas.
- Enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes de la llegada del público y prepara neveras portátiles para el transporte. Lleva baterías externas y un pulsador de presentación de repuesto: son pequeños, pero suelen olvidarse.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un congreso?
- Calcula una silla por participante inscrito y añade un margen del 5 % al 10 %. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas, además de las destinadas a los ponentes.
- ¿Cuántos vasos y tazas hacen falta por persona?
- Para una pausa de café sin lavado intermedio, calcula 2 tazas y 2 vasos por persona. Con 80 asistentes necesitarás al menos 160 tazas y 160 vasos, más un 10 % de reserva.
- ¿Cuándo debo preparar el material técnico del congreso?
- Reúne portátiles, proyectores, micrófonos, cables, adaptadores y regletas al menos 24 horas antes. Haz una prueba completa en la sala entre 2 y 3 horas antes del inicio.
- ¿Cuántos folletos del programa debo imprimir?
- Imprime uno por participante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % adicional. Para 100 inscritos, prepara entre 105 y 110 folletos para cubrir cambios y asistentes sin registro previo.
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