Concert organiseren: checklist van voorbereiding tot optreden

Een concert organiseren vraagt meer dan artiesten en een podium vastleggen. Je moet de locatie, vergunningen, techniek, publieksontvangst en catering in een vaste volgorde regelen. Begin met locatie en artiesten, werk daarna het programma en de praktische informatie uit. In de laatste uren draait alles om testen, veilig kabels afwerken, dranken koelen en een duidelijke ontvangst van bezoekers en artiesten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Artiesten vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Artiesteninformatie delen
Techniek testen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
4 personen
Lichtapparatuur opbouwen
3 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Toegang en garderobe inrichten
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Publiek en zaal controleren
2 personen
Pauzeplek bijhouden
Laatste optreden aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
Meubilair afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
XLR-kabelsaantal 10
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Aankomstbordenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Polsbandjesaantal 120

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg artiesten vroeg vast; controleer daarna direct welke vergunningen en reserveringen nodig zijn. Zo voorkom je dat techniek of catering al geregeld is terwijl de ruimte nog niet beschikbaar is.
Publiceer het programma zodra tijden en artiesteninformatie definitief zijn. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het concert, zodat je catering niet op schattingen hoeft te baseren.
Plan voor de opbouw een aparte techniekronde. Test luidsprekers, subwoofers, microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers en het mengpaneel voordat bezoekers binnenkomen.
Werk alle XLR-kabels, audiokabels en verlengkabels af met kabelgoten en controleer looproutes twee keer: direct na de opbouw en vlak voor opening. Losse kabels zijn een veelvoorkomende oorzaak van struikelen.
Richt toegang, garderobe en catering niet pas tijdens de soundcheck in. Zet statafels, klaptafels, stoelen, garderoberekken en afvalbakken klaar en koel de dranken voordat de eerste bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concert organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met de locatie, artiesten en vergunningen. Reserveer techniek, catering en eventuele materialen zodra datum en programma vaststaan; de laatste week gebruik je voor aanmeldingen, dieetwensen en praktische informatie.
Wanneer moet ik de techniek van een concert testen?: Test geluids- en lichtapparatuur tijdens de opbouw en plan daarna minimaal één volledige soundcheck. Controleer vóór opening opnieuw microfoons, monitoren, kabels, stekkerdozen en de lichtstatieven.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een concert?: Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en stem daarna bij op de duur van het concert. Koel een eerste voorraad vooraf en houd extra koelboxen beschikbaar voor tussentijdse aanvulling.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk enkele dagen voor het concert. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan degene die de catering voorbereidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.