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Konzert organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Konzert steht und fällt mit genauer Vorbereitung: Die Location, Genehmigungen und Künstler sollten früh feststehen, während Technik, Catering und Einlass kurz vor dem Termin geprüft werden. Plane genug Zeit für Soundcheck, Bühnenaufbau und sichere Kabelwege ein. Auch scheinbare Kleinigkeiten wie Garderobe, Ankunftsschilder, gekühlte Getränke und Ernährungswünsche werden schnell vergessen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt von der ersten Reservierung bis zum Empfang der Künstler.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Künstler festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Künstlerinformationen teilen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    4 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Kabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Zugang und Garderobe einrichten

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Publikum und Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Pausenbereich betreuen

  • Letzten Auftritt ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    4 Personen

  • Mobiliar abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 80
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 2
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • XLR-KabelAnz. 10
  • AudiokabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • SchälchenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • AnkunftsschilderAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8
  • BühnentücherAnz. 4
  • ArmbänderAnz. 120

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location möglichst mehrere Monate vorher und kläre sofort, wann Aufbau, Soundcheck und Abbau möglich sind. Ein Konzert braucht meist mehr Vorlauf als eine reine Raumveranstaltung.
  • Prüfe Genehmigungen, Lautstärkevorgaben und Versicherungsfragen spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, fehlende Unterlagen nachzureichen.
  • Plane für den Technikaufbau mindestens 3 Stunden ein und teste Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone und Monitorspeaker vor dem Einlass. Verlege XLR- und Verlängerungskabel in Kabelkanälen oder sichere sie vollständig.
  • Stimme Catering und Getränke anhand der Anmeldungen ab. Rechne für das erste Konzertstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Gläser, Teller, Besteck sowie Thermoskannen vor dem Einlass bereit.
  • Lege einen konkreten Ablauf für den Veranstaltungstag fest: Location öffnen, Bühnenbereich freimachen, Technik testen, Künstler empfangen und Einlass einrichten. Plane dafür mindestens 60 Minuten Puffer vor Beginn ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Location für ein Konzert reservieren?
Reserviere die Location idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Konzert. Kläre dabei direkt Aufbauzeiten, Stromanschlüsse, Reinigung, Bestuhlung und die zulässige Veranstaltungsdauer.
Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau bei einem Konzert?
Für Tonanlage, Licht, Kabelwege und Soundcheck solltest du mindestens 3 Stunden einplanen. Bei mehreren Künstlern oder umfangreicher Lichttechnik sind 4 bis 5 Stunden realistischer.
Wann sollte man Einladungen für ein Konzert verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze die Anmeldefrist auf spätestens 7 Tage vor dem Termin. Dann kannst du Sitzplätze, Catering und Ernährungswünsche rechtzeitig planen.
Wie viele Getränke braucht man pro Person bei einem Konzert?
Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Stelle zusätzlich Wasser bereit und kaufe die Getränke spätestens 1 bis 2 Tage vorher, damit genug Zeit zum Kühlen bleibt.

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