Checklist pour organiser un concert sans rien oublier

Un concert se prépare sur plusieurs fronts : le lieu, les artistes, les autorisations, le public et la technique doivent avancer ensemble. Cette checklist regroupe les tâches à effectuer avant l’événement, puis pendant l’installation et l’accueil. Tu y trouveras aussi les points souvent réglés trop tard, comme le test du son, la sécurisation des câbles, le vestiaire ou l’accueil des artistes. Suis l’ordre du planning et fixe une échéance à chaque réservation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver les artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Partager les informations sur les artistes
Tester la technique
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer le matériel sonore
4 personnes
Monter l’éclairage
3 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Aménager l’accueil et le vestiaire
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Contrôler le public et la salle
2 personnes
Gérer l’espace de pause
Annoncer le dernier numéro
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel audio
4 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 80
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles XLRqté 10
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Glacièresqté 4
Petits bolsqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Panneaux d’accueilqté 4
Nappesqté 8
Tentures de scèneqté 4
Braceletsqté 120

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et les artistes au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Vérifie ensuite les autorisations nécessaires avant d’annoncer la date au public.
Teste toute la chaîne audio au moins 3 jours avant : table de mixage, microphones, boîtiers DI, retours, haut-parleurs, câbles et rallonges. Un simple test du microphone ne suffit pas.
Publie le programme et les informations sur les artistes 2 à 3 semaines avant l’événement. Envoie un rappel aux personnes inscrites 48 heures avant, avec l’horaire et les informations d’accès.
Prévois l’accueil avant l’ouverture des portes : panneaux visibles, vestiaire avec portants, tables et chaises installés, et une personne disponible dès la première arrivée.
Installe les câbles avant les tables et la décoration, puis protège chaque passage avec des goulottes. Refroidis les boissons au moins 6 heures à l’avance et garde les thermos et le service traiteur prêts avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver une salle de concert ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour réserver le lieu et les artistes. Ce délai laisse aussi le temps de vérifier les autorisations, d’ouvrir les inscriptions et de publier le programme.
Quand tester le matériel son d’un concert ?: Fais un premier test complet au moins 3 jours avant, puis un contrôle sur place le jour même avant l’ouverture. Vérifie notamment les microphones, les retours, les subwoofers, les câbles et les multiprises.
Quand envoyer les invitations pour un concert ?: Envoie les invitations ou ouvre les inscriptions 3 à 4 semaines avant le concert. Prévois un rappel 48 heures avant afin de confirmer l’horaire, l’accès et les éventuelles informations alimentaires.
Quand installer la salle avant un concert ?: Commence l’installation 3 à 5 heures avant l’arrivée du public, selon la complexité du son et de l’éclairage. Termine d’abord le podium, les câbles et les tests techniques, puis installe l’accueil, le traiteur et la décoration.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.