Computertraining organiseren: checklist van voorbereiding tot afronding

Een computertraining vraagt meer voorbereiding dan alleen laptops klaarzetten. Je regelt vooraf de deelnemers, oefenbestanden en presentatie, en test netwerk, projectie en alle accessoires. Op de dag zelf moeten registratie, opstelling, materiaal en koffie logisch op elkaar aansluiten. Deze checklist bevat 40 taken en 42 benodigdheden, zodat je stap voor stap van uitnodiging tot begeleide oefeningen werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Trainingsprogramma afdrukken
Oefenbestanden voorbereiden
Presentatie controleren
Laptops en accessoires testen
2 personen
Netwerkverbinding controleren
Boodschappen doen
Materialen klaarzetten
2 personen
Ruimte controleren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Laptops aansluiten
2 personen
Projectie installeren
Trainingsmateriaal uitdelen
Koffie en thee bereiden
Registratietafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Training openen
Basisinstructie geven
Oefeningen begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
Dranken bijvullen
Verdiepende instructie geven
Avondmaaltijd serveren
2 personen
Werkopdrachten begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
Certificaten uitdelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Laptops afsluiten
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
2 personen
Materialen inventariseren
Geleende apparatuur retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Registratietafel

Apparatuur

Laptopsaantal 21
Draadloze muizenaantal 21
Laptopladersaantal 21
Headsetsaantal 21
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Netwerkswitch
Wifi-router
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 24
HDMI-kabelsaantal 2
Ethernetkabelsaantal 24
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheptangenaantal 3

Catering

Naamkaartjesaantal 24
Programmafoldersaantal 24
Certificatenaantal 24
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 4
Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8
Bezem
Stoffer en blik
Dweilaantal 2

Tips

Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en bevestig deelnemers vóór je programma en catering definitief maakt. Zo voorkom je last-minute wijzigingen aan de registratietafel en tijdens de koffiepauze.
Test laptops, laders, muizen, headsets en netwerkverbinding niet pas op de trainingsdag. Plan een volledige proefopstelling waarbij ook de beamer, HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels worden aangesloten.
Zet oefenbestanden op alle laptops of op USB-sticks en open elk bestand vooraf. Controleer daarnaast of de presentatie goed leesbaar is vanaf de achterste stoel en of de presentatieklikker werkt.
Maak de ruimte vóór ontvangst gereed: plaats tafels en stoelen, sluit laptops aan en leg trainingsmateriaal klaar. Houd een aparte registratietafel vrij, zodat binnenkomende deelnemers niet tussen de apparatuur hoeven te wachten.
Bereid koffie en thee vóór de opening en gebruik thermoskannen voor de pauze. Reken per deelnemer op een kopje bij ontvangst en plan de koffiepauze pas nadat de eerste instructie en oefening zijn afgerond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een computertraining organiseren?: Begin minimaal 2 tot 3 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het programma. Plan de technische test en ruimteopstelling uiterlijk 1 werkdag voor de training.
Hoeveel laptops heb ik nodig voor een computertraining?: Voorzie één laptop per deelnemer en houd bij voorkeur 1 reserve-laptop achter de hand. Test ook voor iedere laptop een lader en de benodigde muis, headset of netwerkverbinding.
Wanneer moet ik de laptops en beamer testen?: Voer een volledige test uiterlijk de dag vóór de training uit en herhaal een korte controle 60 tot 90 minuten voor ontvangst. Controleer dan ook projectie, kabels, wifi en presentatieklikker.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor het klaarzetten van een computertraining?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, laptops, projectie, registratie en materiaal. Bij een nieuwe ruimte of onbekende netwerkopstelling is 2 uur voorbereiding veiliger.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.