Checklist para organizar una formación informática
Una formación informática necesita más preparación que reservar un aula y encender varios portátiles. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde las invitaciones y las inscripciones hasta la recepción, los ejercicios y la pausa para el café. Incluye comprobaciones que suelen hacerse demasiado tarde, como probar la red, la proyección, los archivos de práctica y los cargadores. También encontrarás la preparación del espacio, los materiales y el servicio para los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
Imprimir el programa de entrenamiento
Preparar los archivos de práctica
Comprobar la presentación
Probar los portátiles y accesorios
2 personas
Comprobar la conexión de red
Hacer la compra
Preparar los materiales
2 personas
Comprobar el espacio
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas
2 personas
Conectar los portátiles
2 personas
Instalar la proyección
Repartir material de entrenamiento
Preparar café y té
Montar la mesa de registro
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Abrir el entrenamiento
Dar instrucciones básicas
Guiar los ejercicios
2 personas
Servir la pausa para el café
Rellenar las bebidas
Dar instrucciones más detalladas
Servir la cena
2 personas
Coordinar las tareas de trabajo
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Repartir certificados
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Cerrar los portátiles
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
Limpiar el espacio
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
2 personas
Inventariar materiales
Devolver el equipo prestado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesa de registro
Equipo
- Portátilescant. 21
- Ratones inalámbricoscant. 21
- Cargadores de portátilcant. 21
- Auriculares con micrófonocant. 21
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Switch de red
- Router wifi
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Memorias USBcant. 24
- Cables HDMIcant. 2
- Cables Ethernetcant. 24
- Baterías de repuestocant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 24
- Vasoscant. 24
- Platoscant. 24
- Cubiertoscant. 24
- Bandejas de serviciocant. 4
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Termoscant. 3
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas para servircant. 3
Catering
- Tarjetas de nombrecant. 24
- Folletos del programacant. 24
- Certificadoscant. 24
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Cuboscant. 2
- Esponjascant. 4
- Cepillos para fregarcant. 2
- Paños de microfibracant. 8
- Escoba
- Recogedor y escoba
- Fregonacant. 2
Consejos
- Cierra las inscripciones varios días antes de la formación y confirma el número final de participantes. Así puedes preparar un portátil, un cargador, un ratón y unos auriculares con micrófono para cada persona, además de algunas unidades de reserva.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el día del curso. Haz la compra después de confirmar asistentes y deja preparados café, té, vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas de servicio.
- Prueba los portátiles, los cargadores, los ratones inalámbricos y los auriculares con micrófono antes de montar el aula. Abre también la presentación y los archivos de práctica en los equipos que se utilizarán.
- Comprueba la conexión de red con todos los portátiles conectados a la vez. Lleva un router wifi, un switch de red, cables Ethernet, regletas, alargadores y cables HDMI de repuesto para no resolver fallos durante la recepción.
- Reserva tiempo antes de la llegada para montar mesas, sillas, proyector, pantalla y mesa de registro. Coloca el programa y el material de entrenamiento en cada puesto y deja la recepción lista para registrar la asistencia sin retrasar el inicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una formación informática?
- Envíalas al menos 2 o 3 semanas antes de la fecha prevista. Pide en la inscripción los datos de contacto y las preferencias dietéticas, y fija el cierre de inscripciones entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuántos portátiles necesito para una formación informática?
- Prepara un portátil por participante y añade 1 o 2 equipos de reserva si el grupo supera las 10 personas. Comprueba cada portátil con su cargador, ratón, auriculares y archivos de práctica como mínimo el día anterior.
- ¿Cuándo debo probar la red y el proyector?
- Haz una primera prueba entre 24 y 48 horas antes y repítela al montar el aula. Conecta todos los portátiles, verifica la presentación y deja preparados cables HDMI, Ethernet, regletas y alargadores de repuesto.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el aula?
- Calcula entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes para colocar mesas y sillas, conectar los equipos, instalar la proyección y montar el registro. Reserva otros 15 minutos para comprobar que todo funciona antes de abrir la formación.
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