Computerinloop organiseren: een complete checklist

Een computerinloop staat of valt met werkende apparatuur en hulp op het juiste moment. Begin met de ruimte, datum en vrijwilligers en werk daarna toe naar de techniek: wifi, computers, software, oefenbestanden en netwerk. Plan daarnaast de ontvangst, werkplekken en koffievoorziening, zodat deelnemers direct kunnen starten. Gebruik deze checklist om de voorbereiding te verdelen en controleer alle aansluitingen nog vóór de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Datum en tijden vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
Wifi-gegevens controleren
Computers en schermen testen
2 personen
Benodigde software installeren
2 personen
Back-ups van oefenbestanden maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Bevestiging aan deelnemers sturen
Hulppunten voorbereiden
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Computers aansluiten
3 personen
Netwerk testen
2 personen
Hulpmiddelen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Informatieborden ophangen
Werkplekken nummeren

Event

Ontvangsttafel bemannen
Bezoekers registreren
2 personen
Hulpvragen inventariseren
2 personen
Computerhulp geven
4 personen
Werkplekken begeleiden
2 personen
Printergebruik begeleiden
Koffie en thee serveren
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Werkplekken tussentijds opruimen

Nazorg

Computers veilig afsluiten
3 personen
Apparatuur loskoppelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 10
Stoelenaantal 24
Aanmeldtafel
Opbergkast

Apparatuur

Laptopsaantal 10
Computermuizenaantal 10
Toetsenbordenaantal 10
Beeldschermenaantal 6
Printersaantal 2
Webcamsaantal 4
Headsetsaantal 6
Usb-sticksaantal 10
Usb-hubsaantal 4
Wifi-router
Netwerkswitch
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 2
Printerpapieraantal 3
Tonercartridgesaantal 2
Kabelbindersaantal 50
Kabelmarkeringenaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Serveerbladenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Afvalbakkenaantal 3

Decoratie

Informatiebordenaantal 6
Werkplekkaartjesaantal 12
Pennenbakjesaantal 4
Tafelkleedaantal 2

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 8
Schoonmaaksponsjesaantal 4
Emmersaantal 2
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Handzeepaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Test computers, schermen, muizen, toetsenborden en eventuele printers minstens één dag vooraf. Start elk apparaat op en controleer ook of de benodigde software en oefenbestanden beschikbaar zijn.
Maak een eenvoudig overzicht van alle werkplekken en nummer de tafels zichtbaar. Zo kan de ontvangsttafel deelnemers snel naar een vrije computer verwijzen en weten vrijwilligers waar hulp nodig is.
Controleer het netwerk op de plek waar de computers komen te staan, niet alleen bij de router. Test de wifi, netwerkswitch, stekkerdozen en verlengkabels samen voordat je de tafels definitief opstelt.
Plan vrijwilligers in met duidelijke rollen: ontvangst, technische hulp en begeleiding. Zorg dat tijdens de volledige inlooptijd minstens één persoon beschikbaar is voor wachtwoorden, aansluitingen en eenvoudige computerproblemen.
Zet koffie, thee en koude dranken pas klaar nadat kabels en apparatuur zijn aangesloten. Houd koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen buiten de looproute en leg kopjes, glazen, borden en bestek op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een computerinloop organiseren?: Leg de ruimte, datum en tijden bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en het aantal vrijwilligers op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik de computers en het netwerk testen?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de controle op de opbouwdag. Test iedere werkplek, de wifi, de netwerkswitch, printers en alle benodigde software voordat deelnemers arriveren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een computerinloop?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst en 1 voor technische hulp. Bij meerdere werkplekken is 1 extra begeleider per ongeveer 6 tot 8 deelnemers praktisch, zodat vragen niet blijven liggen.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste klaarzetten?: Zet eerst tafels, stoelen, stroom en netwerk klaar en sluit daarna de computers aan. Reserveer vervolgens ongeveer 30 minuten voor een laatste test, het nummeren van werkplekken en het bemannen van de ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.