Checklist para organizar un acceso de ordenador
Un acceso de ordenador necesita más preparación que reservar una sala y encender varios portátiles. Hay que coordinar inscripciones, preferencias dietéticas, voluntarios, puestos de trabajo, red wifi, software y archivos de práctica. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en orden, desde fijar la fecha hasta recibir a los participantes. También señala comprobaciones que suelen dejarse para el último momento, como probar la red, numerar los puestos y preparar copias de seguridad.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Fijar la fecha y las horas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Programar voluntarios
Comprobar los datos de wifi
Probar computadoras y pantallas
2 personas
Instalar el software necesario
2 personas
Hacer copias de seguridad de los archivos de práctica
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enviar confirmación a los participantes
Preparar puestos de ayuda
2 personas
Preparar la mesa de registro
Colocar mesas y sillas
3 personas
Conectar los ordenadores
3 personas
Probar la red
2 personas
Preparar los recursos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
Colocar carteles informativos
Numerar los puestos de trabajo
Evento
Atender la mesa de recepción
Registrar a los visitantes
2 personas
Recopilar solicitudes de ayuda
2 personas
Dar asistencia informática
4 personas
Guiar los espacios de trabajo
2 personas
Acompañar el uso de la impresora
Servir café y té
Rellenar las bebidas
Reponer los aperitivos
Ordenar los puestos de trabajo periódicamente
Seguimiento
Apagar los ordenadores de forma segura
3 personas
Desconectar el equipo
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 10
- Sillascant. 24
- Mesa de registro
- Armario de almacenamiento
Equipo
- Portátilescant. 10
- Ratones de computadoracant. 10
- Tecladoscant. 10
- Pantallascant. 6
- Impresorascant. 2
- Webcamscant. 4
- Auriculares con micrófonocant. 6
- Memorias USBcant. 10
- Hubs USBcant. 4
- Router wifi
- Switch de red
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Cables de cargacant. 12
- Enrollacablescant. 2
- Papel para impresoracant. 3
- Cartuchos de tónercant. 2
- Bridascant. 50
- Marcadores de cablecant. 30
Vajilla
- Tazas de cafécant. 30
- Vasoscant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 3
- Bandejas de serviciocant. 3
- Neveras portátilescant. 2
- Papeleracant. 3
Decoración
- Paneles informativoscant. 6
- Tarjetas para puestos de trabajocant. 12
- Portalápicescant. 4
- Mantelcant. 2
Limpieza
- Paños de microfibracant. 8
- Esponjas de limpiezacant. 4
- Cuboscant. 2
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Haz una prueba técnica completa al menos 3 días antes: enciende todos los ordenadores y pantallas, instala el software necesario, conecta la red y comprueba impresoras, webcams y auriculares con micrófono.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para confirmar el número de puestos, recoger preferencias dietéticas y programar suficientes voluntarios para los puestos de ayuda y la recepción.
- Prepara cada puesto con antelación y numéralo. Reserva cables de carga, regletas, alargadores, hubs USB y marcadores de cable; los adaptadores y las tomas de corriente suelen ser lo último que se comprueba.
- Haz copias de seguridad de los archivos de práctica en memorias USB y en otro lugar seguro como mínimo 24 horas antes. Lleva también papel de impresora y cartuchos de tóner de repuesto si se usará la impresora.
- Calcula la comida y la bebida según las inscripciones y deja el café, el té y las bebidas listos antes de abrir la recepción. Enfría las bebidas y coloca tazas, vasos, platos y cubiertos para no interrumpir la atención durante el inicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un acceso de ordenador?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha prevista. Cierra las inscripciones aproximadamente 5 a 7 días antes para ajustar los puestos, los voluntarios y las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo debo probar los ordenadores y la red wifi?
- Haz una primera prueba al menos 3 días antes y repítela el mismo día del evento. Comprueba la conexión, el software, las pantallas, los periféricos y que todos los puestos tengan acceso a los recursos necesarios.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un acceso de ordenador?
- Depende del número de participantes y de la complejidad de las actividades, pero conviene asignar al menos 1 persona a la recepción y 1 responsable de ayuda técnica por cada 10 a 15 participantes. Define los turnos con varios días de antelación.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Deja montadas las mesas y sillas si el espacio lo permite, organiza los puestos numerados y prepara la mesa de registro. También conviene tener listas las copias de seguridad, los carteles, los cables, las bebidas y la confirmación final para los participantes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!