Checklist voor een communicatieworkshop organiseren

Een communicatieworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een presentatiescherm. Je regelt vooraf de deelnemersinformatie, dieetwensen, werkbladen en materialen voor de werkvormen. Op de dag zelf moeten techniek, werktafels, ontvangst en bewegwijzering in de juiste volgorde klaarstaan. Met deze checklist houd je 46 taken en 41 spullen overzichtelijk bij, van de reservering van de ruimte tot het controleren van vluchtroutes en het koud zetten van dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Ruimte reserveren
Apparatuur reserveren
Programma uitwerken
2 personen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Werkbladen printen
Naamkaartjes maken
Werkvormmaterialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Huurmaterialen ophalen
2 personen
Presentatie controleren
Apparatuur opladen
Materialen inpakken
2 personen
Locatie en vluchtroutes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Werktafels inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Versiering en bewegwijzering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Workshop openen
2 personen
Communicatieoefeningen begeleiden
3 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Rollenspellen begeleiden
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Servies en afval afruimen
2 personen
Feedbackformulieren uitdelen
Workshop afsluiten
2 personen

Nazorg

Overgebleven catering koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Meubilair afbouwen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Deelnemers opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Buffettafelaantal 2
Garderoberek
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoonaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkleedaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 50
Wegwijzerbordenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8
Vloertrekker
Stoffer en blikaantal 2

Workshopmateriaal

Flip-overaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Post-itsaantal 12
Balpennenaantal 50
Naamkaartjesaantal 50
Werkbladenaantal 50
Feedbackformulierenaantal 50

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen eruit zijn en verwerk nieuwe aanmeldingen minimaal één keer per week. Vraag daarbij direct naar dieetwensen, zodat je de catering niet pas op de workshopdag hoeft aan te passen.
Werk het programma uiterlijk één week vooraf uit en controleer of elke werkvorm een eigen set materialen en werkblad heeft. Print de werkbladen liever enkele dagen eerder dan op de ochtend zelf.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en verlengkabels op locatie vóór de ontvangst. Laad apparatuur volledig op en neem stekkerdozen mee; een passende aansluiting blijkt vaak pas bij het opstellen.
Richt ontvangsttafel en werktafels afzonderlijk in. Leg naamkaartjes klaar bij binnenkomst, zet waterglazen en koffie klaar en plaats wegwijzerborden vanaf de ingang, zodat deelnemers niet hoeven te zoeken.
Plan minstens 60 minuten voor aanvang voor tafels en stoelen, techniek, materialen en vluchtroutes. Zet dranken pas daarna koud en houd een korte controle over presentatie, werkbladen en ingepakte reservekabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een communicatieworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met ruimte, apparatuur en uitnodigingen. Werk het programma en de materialen uiterlijk 1 week vooraf definitief uit en verwerk dieetwensen vóór de boodschappen.
Wat moet ik klaarzetten voor een communicatieworkshop?: Reken naast tafels en stoelen op een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabels, stekkerdozen en eventueel een draadloze microfoon. Leg ook werkbladen, naamkaartjes, materialen voor werkvormen, waterglazen en koffievoorzieningen klaar.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de workshopruimte op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels en stoelen, werktafels, ontvangst, bewegwijzering en techniek. Reserveer nog 15 tot 30 minuten extra als je apparatuur moet ophalen of de presentatie op locatie moet testen.
Wanneer test ik de techniek voor een communicatieworkshop?: Test de techniek uiterlijk op de dag vóór de workshop als dat kan, en herhaal de controle op locatie vóór de ontvangst. Controleer minimaal laptop, presentatie, beamer, HDMI-verbinding, microfoon en stroomvoorziening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.