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Kommunikationsworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kommunikationsworkshop braucht mehr als ein gutes Programm. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche und Teilnehmerinformationen rechtzeitig erfassen, den Raum passend einrichten und die Technik vor Beginn testen. Plane Arbeitsblätter, Namensschilder und Materialien so, dass am Veranstaltungstag nichts mehr gesucht oder ausgedruckt werden muss. Diese Checkliste führt dich von der Einladung bis zum Empfang und zur Vorbereitung des Raums.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Raum reservieren

  • Ausrüstung reservieren

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Arbeitsblätter vorbereiten

    2 Personen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Materialien für Arbeitsformen sammeln

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Mietmaterial abholen

    2 Personen

  • Präsentation prüfen

  • Geräte aufladen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Fluchtwege prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Arbeitstische einrichten

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration und Beschilderung aufhängen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks und Obst bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Workshop eröffnen

    2 Personen

  • Kommunikationsübungen anleiten

    3 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Rollenspiele begleiten

    3 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Abfall wegräumen

    2 Personen

  • Feedbackformulare verteilen

  • Workshop abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebene Verpflegung kühlen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Mobiliar abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmer nachverfolgen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 48
  • Buffet-TischAnz. 2
  • Garderobenständer
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckeAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 50
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

  • SpülwanneAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 8
  • Bodenabzieher
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Workshopmaterial

  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-BlöckeAnz. 4
  • MarkerAnz. 24
  • Post-itsAnz. 12
  • KugelschreiberAnz. 50
  • NamensschilderAnz. 50
  • ArbeitsblätterAnz. 50
  • Feedback-FormulareAnz. 50

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Workshop und setze einen klaren Anmeldeschluss. So kannst du Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und benötigte Arbeitsmaterialien rechtzeitig einplanen.
  • Versende die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vorher. Nenne Beginn, Einlass, Raum, Anfahrt, benötigte Unterlagen und eine Kontaktmöglichkeit für kurzfristige Fragen.
  • Bereite Arbeitsblätter, Namensschilder und Materialien für die Arbeitsformen mindestens 2 Tage vorher vor. Drucke 1 bis 2 zusätzliche Exemplare pro Unterlage aus, falls jemand spontan dazukommt.
  • Plane für Beamer, Laptop, Projektionsleinwand, HDMI- und Verlängerungskabel mindestens 45 Minuten Technikvorbereitung ein. Lade Geräte vollständig auf und teste die Präsentation mit genau dem Laptop, den du vor Ort verwendest.
  • Richte Empfangstisch, Garderobe, Arbeitstische und Wegweiser vor dem Einlass ein. Stelle Wasser bereit und kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person, damit niemand während der Einführung suchen muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Kommunikationsworkshop organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Raumreservierung, Ausrüstung und Einladungen. Öffne das Anmeldeformular spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin und verschicke die finalen Informationen 3 Tage vorher.
Wie viel Zeit brauche ich für die Vorbereitung vor Ort?
Plane mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Davon entfallen etwa 45 Minuten auf Präsentationstechnik und Geräte, der Rest auf Tische, Stühle, Empfang, Namensschilder, Materialien und Beschilderung.
Wie viele Arbeitsblätter und Namensschilder soll ich vorbereiten?
Bereite pro angemeldeter Person ein vollständiges Set vor und drucke zusätzlich 1 bis 2 Sets aus. Bei Namensschildern genügt ebenfalls ein Exemplar pro Person plus 2 Ersatzschilder für kurzfristige Änderungen.
Wann muss ich Ernährungswünsche für den Workshop abfragen?
Frage sie direkt bei der Anmeldung ab und prüfe die Angaben spätestens 5 Tage vor dem Workshop. So bleibt genug Zeit, Einkäufe und Serviermaterial an die tatsächliche Teilnehmerzahl anzupassen.

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