Checklist pour organiser un atelier de communication

Un atelier de communication demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut gérer les inscriptions, les besoins alimentaires, les supports de travail et tout le matériel technique, puis vérifier l’installation avant l’arrivée du groupe. Cette checklist rassemble 46 tâches et 41 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils sont généralement utiles. Tu peux ainsi suivre les préparatifs sans oublier les badges, les câbles, les boissons ou les issues de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Réserver la salle
Réserver l’équipement
Élaborer le programme
2 personnes
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Créer des badges nominatifs
Rassembler le matériel pour les ateliers
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel de location
2 personnes
Vérifier la présentation
Recharger les appareils
Emballer le matériel
2 personnes
Vérifier le lieu et les issues de secours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Aménager les tables de travail
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer la décoration et la signalétique
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Ouvrir l'atelier
2 personnes
Animer des exercices de communication
3 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer les jeux de rôle
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
2 personnes
Distribuer les formulaires de feedback
Clôturer l'atelier
2 personnes

Suivi

Refroidir le catering restant
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Relancer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 48
Table de buffetqté 2
Portant à vêtements
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans filqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 6

Décoration

Nappeqté 8
Porte-nomsqté 50
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons microfibresqté 8
Raclette de sol
Balayette et pelleqté 2

Matériel d'atelier

Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24
Post-itqté 12
Stylos à billeqté 50
Badges nominatifsqté 50
Feuilles de travailqté 50
Formulaires de feedbackqté 50

Catering

Courses

Conseils

Ouvre le formulaire d’inscription assez tôt pour traiter les réponses avant de finaliser les groupes. Prévois un délai de 7 à 10 jours pour recueillir les besoins alimentaires et envoyer les informations pratiques.
Réserve la salle et l’équipement avant de fixer définitivement le programme. Pour une présentation, vérifie notamment le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises.
Prépare les feuilles de travail et les badges nominatifs au moins 2 jours avant l’atelier. Imprime quelques exemplaires supplémentaires afin de ne pas interrompre une activité en cas d’inscription tardive ou de document perdu.
Regroupe le matériel des ateliers par table ou par activité, puis emballe-le dans l’ordre d’utilisation. Recharge les appareils et récupère le matériel de location la veille plutôt que le matin même.
Arrive suffisamment tôt pour contrôler les issues de secours, installer les tables et les chaises, brancher la présentation et tester le son. Mets aussi les boissons au frais et prépare la table d’accueil avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un atelier de communication ?: Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laisse ensuite au moins 7 jours entre la relance finale et la clôture des inscriptions pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un atelier de communication ?: Prévois au minimum 90 minutes sur place pour installer les tables de travail, la table d’accueil, la signalétique et la technique. Ajoute 30 minutes si tu dois récupérer ou monter du matériel de location.
Que faut-il tester avant un atelier de communication ?: Teste la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI et le micro sans fil au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifie aussi chaque rallonge et multiprise utilisée.
Quand préparer les supports et les badges des participants ?: Termine les feuilles de travail et les porte-noms au plus tard 2 jours avant l’atelier. Garde une petite réserve de feuilles et quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.