Checklist voor een communicatiecongres organiseren

Een communicatiecongres vraagt vooral om strakke afstemming tussen programma, sprekers, deelnemers, catering en techniek. Leg eerst datum, locatie en inhoud vast en werk daarna toe naar bevestigingen, materialen en de technische controle. Houd presentaties, dieetwensen en de deelnemerslijst centraal bij, zodat wijzigingen niet op meerdere plekken ontstaan. Deze checklist bevat 74 taken en 51 spullen, van naamkaartjes en programmfolders tot microfoons, kabels en koffievoorzieningen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers en moderators bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Uitnodigingstekst schrijven
2 personen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties ontvangen
Programma definitief maken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes printen
Programmafolders printen
Routebeschrijving versturen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Sprekersbriefing versturen
Cateringdetails doorgeven
Technische controle plannen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Presentaties op USB zetten
Presentaties offline testen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Podium en spreekplek inrichten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoons en speakers aansluiten
2 personen
Presentaties technisch testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
Briefing techniekteam geven

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Tijdschema tijdens sessies bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Lunchbuffet serveren
4 personen
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
Servies en glazen ophalen
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Sprekers bedanken
2 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Deelnemersbedankmail versturen
Presentaties met deelnemers delen
Sprekersbedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafel
Buffettafelsaantal 4
Deelnemerstoelenaantal 90
Spreektafel
Barkrukkenaantal 4
Tafellinnenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokhoudersaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Broodmandenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 90
Badgehoudersaantal 90
Programmafoldersaantal 100
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Tafelbordjesaantal 12
Richtingbordenaantal 10
Plantenaantal 8
Klembordenaantal 4

Verlichting

LED-sta lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische controle uiterlijk één werkdag vóór het congres. Test dan de beamer, het projectiescherm, de laptop, HDMI-kabels, draadloze microfoons en speakers met de daadwerkelijke presentaties.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal deelnemers plus dieetoverzicht uiterlijk 5 werkdagen vóór het congres aan de cateraar door.
Stuur sprekersbriefing en routebeschrijving uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vóór het congres op en zet de definitieve bestanden ook op minimaal één USB-stick.
Maak naamkaartjes en programmfolders pas nadat het programma en de deelnemerslijst definitief zijn. Controleer beide bestanden nog één keer op namen, tijden en zaalbenamingen voordat je ze print.
Richt de ontvangst en catering in vóór de eerste deelnemer arriveert: zet de receptietafel klaar, plaats buffettafels en stoelen, en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, servies en opscheplepels aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een communicatiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de datum en het verwachte deelnemersaantal bekend zijn.
Wanneer moeten sprekers hun presentatie aanleveren?: Vraag de definitieve presentaties uiterlijk 3 werkdagen vóór het congres op. Zet ze daarna op de congreslaptop én op een USB-stick, zodat een technische storing niet meteen het programma onderbreekt.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een communicatiecongres?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken vóór het congres. Sluit de inschrijving meestal 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je deelnemerslijst, naamkaartjes, catering en dieetwensen tijdig kunt afronden.
Wanneer doe je de technische controle voor een congres?: Plan de technische controle uiterlijk 1 werkdag vóór de start en reserveer daarvoor minimaal 60 minuten. Controleer alle presentaties, microfoons, speakers, aansluitingen, verlengkabels en stekkerdozen in de congresruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.