Organiser un congrès de la communication : la checklist
Un congrès de la communication repose sur une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Commencez par fixer la date, le lieu et le déroulé, puis avancez vers les invitations et le suivi des participants. Les présentations, les badges, les indications d’accès et les besoins alimentaires doivent être finalisés avant la dernière semaine. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 51 fournitures nécessaires pour ne rien laisser au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants et les modérateurs
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver la technique
Rédiger le texte d’invitation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Finaliser le programme
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Envoyer les indications d'accès
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Envoyer le briefing des intervenants
Transmettre les détails du traiteur
Planifier le contrôle technique
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre les présentations sur une clé USB
Tester les présentations hors ligne
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Aménager la scène et l'espace de prise de parole
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les micros et les haut-parleurs
2 personnes
Tester techniquement les présentations
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
Donner le briefing à l’équipe technique
Événement
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Veiller au respect du planning pendant les sessions
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
Récupérer la vaisselle et les verres
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Remercier les intervenants
2 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Reconduire les participants
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
Partager les présentations avec les participants
Envoyer l'e-mail de remerciement aux intervenants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Table de réception
- Tables de buffetqté 4
- Chaises pour les participantsqté 90
- Table de prise de parole
- Tabourets de barqté 4
- Nappesqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Microphones sans filqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Pieds de microqté 2
- Câbles HDMIqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Clés USBqté 3
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Supports pour glaçonsqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
- Corbeilles à painqté 4
Décoration
- Badges nominatifsqté 90
- Porte-badgesqté 90
- Brochures du programmeqté 100
- Stylosqté 100
- Blocs-notesqté 100
- Pancartes de tableqté 12
- Panneaux de directionqté 10
- Plantesqté 8
- Presse-papiersqté 4
Éclairage
- Lampadaires LEDqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balayette et pelleqté 2
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Chiffons microfibresqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le programme et les intervenants avant d’envoyer les invitations : le formulaire d’inscription doit déjà indiquer les horaires, les sessions et les modalités d’accès.
- Demandez les informations et les présentations des intervenants au moins 7 jours avant le congrès. Prévoyez ensuite un briefing séparé et mettez tous les fichiers sur une clé USB.
- Clôturez les inscriptions assez tôt pour mettre à jour la liste des participants, recueillir les besoins alimentaires et imprimer les badges nominatifs sans correction de dernière minute.
- Planifiez un contrôle technique avant l’ouverture : testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les rallonges dans la salle réelle.
- Comptez les équipements d’accueil et de restauration selon le nombre confirmé de participants, puis vérifiez les courses, les boissons, les tasses, les verres, les assiettes et les couverts la veille.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un congrès de la communication ?
- Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant le congrès, dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Gardez ensuite au moins 10 jours pour relancer les invités et traiter les inscriptions.
- Quand demander les présentations aux intervenants ?
- Demandez-les au plus tard 7 jours avant l’événement, avec les informations utiles pour le programme et l’animation. Faites un contrôle technique et rassemblez les versions finales sur une clé USB avant l’accueil des participants.
- Combien de temps avant un congrès faut-il réserver la technique et le traiteur ?
- Réservez la technique et le traiteur dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Confirmez les quantités et les besoins alimentaires après la clôture des inscriptions.
- Quand imprimer les badges et les programmes ?
- Imprimez-les 2 à 3 jours avant le congrès, après la dernière mise à jour de la liste des participants et du programme. Gardez quelques badges vierges pour les changements ou inscriptions sur place.
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