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Kommunikationskongress organisieren: die Checkliste

Ein Kommunikationskongress braucht einen festen Ablauf und viele Abstimmungen zwischen Programm, Referenten, Technik und Catering. Beginne mit Datum, Programm und Veranstaltungsort und arbeite anschließend rückwärts bis zum Veranstaltungstag. Besonders häufig fehlen rechtzeitig bestätigte Präsentationen, aktuelle Teilnehmerdaten oder klare technische Vorgaben. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Planungsschritte – von der ersten Reservierung bis zum USB-Stick mit den finalen Vorträgen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Redner und Moderatoren bestätigen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Einladungstext schreiben

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen entgegennehmen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Namensschilder entwerfen

  • Namensschilder drucken

  • Programmhefte drucken

  • Wegbeschreibung versenden

  • Anmeldungen bestätigen

    2 Personen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Cateringdetails weitergeben

  • Technische Kontrolle planen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Präsentationen auf USB speichern

  • Präsentationen offline testen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Bühne und Sprecherbereich einrichten

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone und Lautsprecher anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen technisch testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

  • Briefing für das Technikteam geben

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Zeitplan während der Sessions einhalten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    3 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Mittagsbuffet servieren

    4 Personen

  • Buffet zwischendurch auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Netzwerk-Getränke servieren

    3 Personen

  • Sprecher danken

    2 Personen

  • Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration und Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Dankesmail an die Teilnehmer versenden

  • Präsentationen mit Teilnehmern teilen

  • Dankesmail an Referenten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Empfangstisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • TeilnehmerstühleAnz. 90
  • Rednertisch
  • BarhockerAnz. 4
  • TischwäscheAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • USB-SticksAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • BrotkörbeAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 90
  • BadgehalterAnz. 90
  • ProgrammhefteAnz. 100
  • StifteAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 100
  • TischschilderAnz. 12
  • RichtungsschilderAnz. 10
  • PflanzenAnz. 8
  • KlemmbretterAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige Referenten und Moderatoren frühzeitig. Plane spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress mit einem vorläufigen Programm, damit Einladungen und Anmeldungen starten können.
  • Sammle Sprecherinformationen und Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag. Fordere die Unterlagen spätestens 7 Tage vorher an und speichere die finalen Dateien zusätzlich auf USB-Sticks.
  • Plane die Technik mit einem vollständigen Test: Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, HDMI- und Verlängerungskabel müssen gemeinsam geprüft werden. Setze die technische Kontrolle mindestens 2 Stunden vor Einlass an.
  • Aktualisiere die Teilnehmerliste fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Kongress. Gib die endgültige Zahl danach direkt an das Catering weiter, damit Portionen und Sonderwünsche eingeplant werden können.
  • Drucke Namensschilder und Programmhefte erst nach dem letzten Programmstand. Lege sie am Empfangstisch alphabetisch aus und verschicke Wegbeschreibung und Teilnahmebestätigung spätestens 3 Tage vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kommunikationskongress organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location, Catering und Technik. Referenten, Moderatoren und Einladungen sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
Fordere alle Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Speichere die finale Version zusätzlich auf USB-Sticks und prüfe sie bei der technischen Kontrolle.
Wie viele Stunden vorher sollte die Technik geprüft werden?
Plane die technische Kontrolle mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Teste dabei Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel gemeinsam.
Wann muss das Catering die Teilnehmerzahl kennen?
Übermittle die endgültige Teilnehmerzahl und alle Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Kongress. Danach sollten Änderungen nur noch direkt mit dem Catering abgestimmt werden.

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