Comedyavond organiseren: checklist en planning

Een comedyavond staat of valt met een goede volgorde: eerst locatie en comedians, daarna programma, techniek en publieksontvangst. Plan vooraf ruimte voor het speelvlak, geluid en een duidelijke entree. Verzamel dieetwensen en technische vereisten voordat je catering en apparatuur definitief regelt. Op de dag zelf werk je met een draaiboek, controleer je de zaal en zet je dranken, hapjes en materialen per zone klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Comedians boeken
Programma vastleggen
Aanmeldpagina aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Technische wensen afstemmen
Geluid reserveren
Zaalindeling maken
Catering bestellen
Benodigdheden controleren
2 personen
Route en parkeren delen
Aanmeldingen bevestigen
Draaiboek printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Apparatuur opladen
Materialen per zone pakken
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Speelvlak inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
Artiesten ontvangen
Vrijwilligers instrueren
Bezoekers registreren
3 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Avond openen
Comedyprogramma begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze verzorgen
3 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verwijderen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Statafelsaantal 4
Klaptafel voor entree
Kledingrek

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Laptop voor muziek
Reservebatterijenaantal 12
Koelboxenaantal 3
Kassalade
Pinapparaat

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Artiestenbord
Richtingsbordenaantal 8
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJslepelsaantal 2
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Openersaantal 4

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stem technische wensen uiterlijk één week vooraf af met de comedians. Test microfoons, speakers, mengpaneel, audiokabels en laptop vóór de zaal opengaat.
Maak de zaalindeling vóór je tafels en stoelen opstelt. Houd een vrij speelvlak en plaats microfoonstatieven zo dat zichtlijnen vanaf alle stoelen behouden blijven.
Plan de entree als aparte werkplek met klaptafel, naambadges, badgehouders, kassalade en pinapparaat. Leg route- en richtingsborden vóór de ontvangst klaar.
Zet dranken minstens 2 uur voor aanvang koud in koelboxen en controleer daarna of er genoeg herbruikbare drinkglazen, koffiekopjes en servies klaarstaan.
Maak voor elke zone een eigen materialenpakket: entree, techniek, catering en speelvlak. Laad apparatuur volledig op en leg reservebatterijen en verlengkabels bij de techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een comedyavond organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, comedians en het programma. Verstuur uitnodigingen zodra de aanmeldpagina klaar is en bevestig aanmeldingen uiterlijk 3 dagen voor de avond.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een comedyavond?: Reken op minimaal 2 draadloze microfoons: één voor de presentator en één als reserve of voor wisselende comedians. Leg daarnaast reservebatterijen klaar en test beide microfoons vóór opening.
Wanneer moet ik catering voor een comedyavond bestellen?: Bestel catering uiterlijk 7 dagen vooraf, nadat je het verwachte aantal gasten en dieetwensen hebt verzameld. Controleer de definitieve aantallen nog 2 tot 3 dagen voor de avond.
Wanneer moet ik de zaal voor een comedyavond opbouwen?: Open de locatie minimaal 3 uur vóór aanvang. Gebruik het eerste uur voor controle en techniek, daarna voor tafels, stoelen, speelvlak, catering en de entree.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.