Colloquium organiseren: een praktische checklist

Een colloquium vraagt vooral om strakke afstemming tussen programma, sprekers, techniek en catering. Leg eerst datum, programma en zaalindeling vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en praktische informatie. Verzamel dieetwensen en presentaties ruim vooraf, zodat je de catering en techniek kunt bijsturen. In de laatste week controleer je alle materialen, naamkaartjes, deelnemerslijsten en presentaties. Op de dag zelf richt je de registratietafel in en test je beeld en geluid voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Technische benodigdheden reserveren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties ontvangen
Naamkaartjes ontwerpen
Programma afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Sprekersbriefing versturen
Cateringdetails bevestigen
Techniek vooraf testen
2 personen
Presentaties controleren
Materialen verzamelen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumtafel plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Scherm plaatsen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
Presentaties klaarzetten
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Buffet opbouwen
3 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitreiken
2 personen
Programma uitdelen
Openingsspreker begeleiden
Presentaties bedienen
Microfoons bedienen
Tijd van sprekers bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Gebruikte kopjes afruimen
2 personen
Panelleden ontvangen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Borrelbuffet openen
Hapjes serveren
3 personen
Warme gerechten uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
Afsluitende spreker begeleiden
Bedankwoorden uitspreken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Presentaties veiligstellen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Sprekersmateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Podiumtafel
Kleed voor tafelsaantal 6
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 5
Stekkerdozenaantal 5
Presentatieklikker
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveertraysaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 90
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test uiterlijk 1 dag vooraf en controleer daarbij de laptop, beamer, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker. Test ook of de juiste aansluitingen en voldoende verlengsnoeren beschikbaar zijn.
Vraag sprekersinformatie en presentaties uiterlijk 7 dagen voor het colloquium op. Open de bestanden op de aanwezige laptop en controleer lettertypen, video’s, diaformaat en de volgorde van het programma.
Sluit de aanmeldingen en dieetwensen niet pas op de dag zelf af: gebruik een vaste deadline van 5 tot 7 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen daarna door aan de catering.
Maak de registratietafel minstens 45 minuten voor aanvang gereed. Leg naamkaartjes op alfabetische volgorde, houd de deelnemerslijst en programma’s bij de hand en zet een duidelijke plek klaar voor late aanmeldingen.
Loop de zaal 60 minuten voor start volledig na: controleer de opstelling van tafels en stoelen, de podiumtafel, het projectiescherm, de microfoonstandaard, flip-over en de doorgang naar de catering.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een colloquium organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, catering en techniek; plan daarna de uitnodigingen, aanmeldingen en sprekersinformatie.
Wanneer moet ik sprekers uitnodigen voor een colloquium?: Nodig sprekers 8 tot 10 weken voor de datum uit, zodat zij hun beschikbaarheid kunnen bevestigen. Vraag presentaties en definitieve biografische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf op.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor het opstellen van tafels en stoelen, het plaatsen van apparatuur en het klaarzetten van de registratietafel. Houd daarnaast 60 minuten over voor een volledige zaal- en techniekcontrole.
Wanneer moet ik de catering voor een colloquium bevestigen?: Bevestig het verwachte deelnemersaantal, de dieetwensen en het serveermoment 5 tot 7 dagen vooraf. Controleer de definitieve cateringdetails nog één keer op de dag vóór het colloquium.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.