Kolloquium organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Hole Präsentationen spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Kolloquium ein und prüfe jede Datei auf Format, Ton und Seitenverhältnis. So bleibt Zeit, ein defektes HDMI-Kabel oder einen fehlenden Adapter zu ersetzen.
• Verschicke das Sprecherbriefing etwa 7 Tage vorher. Füge Beginn, Redezeit, technische Ausstattung, Ansprechperson und den gewünschten Zeitpunkt für die Präsentationsabgabe ein.
• Schließe die Cateringplanung 3 bis 5 Werktage vor dem Termin ab. Erfasse bis dahin alle Ernährungswünsche und kalkuliere Getränke getrennt für Registrierung, Pausen und den anschließenden Empfang.
• Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker mindestens 60 Minuten vor Einlass. Prüfe dabei auch Lautstärke, Kabelwege und eine Ersatzlösung für die Präsentation.
• Richte den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Sortiere Namenskarten alphabetisch, lege die ausgedruckte Teilnehmerliste bereit und stelle Programm, Stifte sowie die Informationen für Referenten griffbereit zusammen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kolloquium organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Referenten und Raum. Catering und Technik sollten spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Termin verbindlich bestätigt werden.

Wann müssen die Einladungen für ein Kolloquium verschickt werden?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Kolloquium. Öffne das Anmeldeformular gleichzeitig und schließe die Teilnehmeranmeldung je nach Raumgröße 3 bis 7 Tage vorher.

Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einem Kolloquium?

Plane mindestens 60 Minuten für den Technikcheck ein, bei mehreren Referenten besser 90 Minuten. Teste jede Präsentation, die Mikrofone, den Beamer, die Lautsprecher und den Präsentationsklicker mit dem tatsächlichen Laptop.

Wann sollte das Catering für ein Kolloquium bestätigt werden?

Bestätige Menü, Anzahl der Personen und Ernährungswünsche 3 bis 5 Werktage vor dem Termin. Prüfe am Veranstaltungstag zusätzlich Lieferzeit, Stellflächen, Geschirr und die Verfügbarkeit von Kaffee, Wasser und Gläsern.

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