Organiser un colloque sans oublier les détails
Un colloque se prépare bien avant l’ouverture des inscriptions : le programme, les intervenants et la salle conditionnent tout le reste. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, de la réservation du lieu au contrôle des présentations. Elle couvre aussi les détails souvent traités trop tard, comme les besoins alimentaires, les badges, le briefing des intervenants et le test technique. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier l’avancement jusqu’à l’installation de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel technique
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer le programme
Imprimer la liste des participants
Envoyer le briefing des intervenants
Confirmer les détails du catering
Tester la technique à l’avance
2 personnes
Vérifier les présentations
Rassembler le matériel
2 personnes
Trier les badges nominatifs
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Installer l’écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
Préparer les présentations
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Monter le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Distribuer le programme
Accompagner l’orateur d’ouverture
Animer les présentations
Gérer les micros
Surveiller le temps de parole des intervenants
Recueillir les questions de la salle
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Débarrasser les tasses utilisées
2 personnes
Accueillir les membres du panel
Animer le débat
2 personnes
Ouvrir le buffet apéritif
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les plats chauds
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les repas diététiques
Accompagner l’intervenant de clôture
Prononcer les mots de remerciement
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Sécuriser les présentations
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Envoyer le matériel aux intervenants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 12
- Table de scène
- Nappe pour tablesqté 6
- Tabouretsqté 6
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Microphones sans filqté 3
- Pied de microphoneqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Câbles HDMIqté 3
- Rallongesqté 5
- Multiprisesqté 5
- Cliqueur de présentation
- Paperboard
- Feutres pour paperboardqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 90
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 90
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 6
- Plateaux de serviceqté 6
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Bacs de rangementqté 8
Décoration
- Porte-nomsqté 90
- Décoration de tableqté 12
- Panneau d’accueil
- Support du programmeqté 2
Éclairage
- Lampadairesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Supports de sacs poubelleqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque d’abord la date, le programme et les principaux intervenants. Prévois au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les disponibilités, réserver la salle et lancer les invitations.
- Ouvre les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Demande immédiatement les besoins alimentaires et fixe une date limite, idéalement 7 jours avant le colloque, pour transmettre un nombre fiable au catering.
- Demande les présentations aux intervenants au plus tard 3 jours avant l’événement. Vérifie les formats, les vidéos et les polices sur l’ordinateur qui servira réellement pendant les interventions.
- Teste la technique avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écran, microphones sans fil, haut-parleurs, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Garde un ordinateur de secours ou une solution de présentation hors ligne.
- Prépare la table d’inscription la veille avec les badges triés, la liste des participants et le programme imprimé. Le jour J, vérifie la disposition des tables et des chaises avant l’ouverture des portes, puis réserve au moins 30 minutes pour l’installation technique.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un colloque ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour un colloque avec plusieurs intervenants, une inscription et du catering. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer la technique et relancer les personnes qui n’ont pas envoyé leur présentation.
- Quand envoyer les invitations pour un colloque ?
- Envoie les invitations 6 à 8 semaines avant la date prévue, dès que le programme et les intervenants principaux sont confirmés. Ferme les inscriptions ou fais un point d’effectif environ 7 jours avant l’événement pour ajuster le catering et les supports imprimés.
- Quand demander les présentations aux intervenants ?
- Demande les fichiers au plus tard 3 jours avant le colloque, avec une heure limite précise. Vérifie ensuite chaque présentation sur l’ordinateur utilisé sur place et relance immédiatement en cas de fichier manquant ou incompatible.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle d’un colloque ?
- Réserve au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, la table de scène, la table d’inscription et le matériel technique. Ajoute 30 minutes pour tester les microphones, le son et les présentations une fois la salle montée.
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