Cocktailworkshop organiseren: checklist en planning
Een cocktailworkshop staat of valt met voorbereiding aan de bar én aan de werktafels. Regel de locatie en datum eerst, verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en allergieën voordat je recepten en hoeveelheden vastlegt. In de laatste week bestel je ingrediënten en druk je cocktailkaarten en de deelnemerslijst af. Op de dag zelf controleer je alcohol, verse producten en apparatuur, zet je glazen en tools klaar en bereid je siropen, garnituren en porties voor.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Workshopdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Allergieën bevestigen
Cocktailrecepten selecteren
2 personen
Ingrediënten per recept berekenen
2 personen
Leveranciers bestellen
Cocktailkaarten ontwerpen
Cocktailkaarten printen
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Alcoholische dranken controleren
2 personen
Verse ingrediënten controleren
2 personen
Barapparatuur testen
2 personen
Glazen en tools klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Siroop vooraf bereiden
2 personen
Garnituren voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Werktafels opstellen
3 personen
Bar en ontvangsttafel plaatsen
2 personen
Stoelen en afvalbakken plaatsen
2 personen
Ingrediënten portioneren
3 personen
Garnituren uitstallen
2 personen
Cocktailkaarten klaarleggen
Veiligheidsinstructies ophangen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Workshop uitleggen
Cocktailtools demonstreren
Eerste cocktail begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede cocktail begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Derde cocktail begeleiden
3 personen
Alcoholvrije cocktails begeleiden
2 personen
Borrelhapjes bijvullen
2 personen
Water en koffie serveren
2 personen
Laatste bestellingen afronden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Lege flessen verzamelen
2 personen
Werktafels afruimen
3 personen
Glazen en tools afwassen
3 personen
Barapparatuur reinigen
2 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Voorraad veilig opbergen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten correct opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 6
- Barkrukkenaantal 8
- Stoelenaantal 30
- Ontvangsttafel
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Coupeglazenaantal 36
- Tumblerglazenaantal 36
- Longdrinkglazenaantal 36
- Waterglazenaantal 36
- Bordjesaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Servetdispensersaantal 6
Apparatuur
- Cocktailshakersaantal 12
- Barmaatjesaantal 12
- Strainersaantal 12
- Barlepelsaantal 12
- Muddlerstavenaantal 12
- Citruspersenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Blendersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
Keuken
- Maatbekersaantal 6
- Mengkommenaantal 12
- Serveerschalenaantal 8
- IJslepelsaantal 6
- Ijstangenaantal 6
- Garnituurbakjesaantal 18
- Opslagbakkenaantal 12
Decoratie
- Tafellopersaantal 6
- Menubordenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 36
Verlichting
- Sfeerverlichtingaantal 4
Schoonmaak
- Afvalzakhoudersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afwasbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de workshop minimaal 4 weken vooruit. Dan heb je tijd om de locatie te reserveren, de datum te bevestigen en uitnodigingen te versturen voordat je ingrediënten per recept gaat berekenen.
- Vraag dieetwensen en allergieën uiterlijk 10 dagen vooraf uit. Pas recepten en bestellingen daarna aan; vooral verse ingrediënten en alcoholvrije alternatieven worden anders snel vergeten.
- Test cocktailshakers, barmaatjes, strainers, barlepels, citruspersen en blenders 2 tot 3 dagen vooraf. Controleer ook of er per deelnemer een werkplek, snijplank en glas beschikbaar is.
- Bereid siropen en garnituren de dag ervoor en zet dranken koud. Portioneren van ingrediënten voorkomt tijdens de workshop wachtrijen bij de snijplanken, citruspersen en mengkommen.
- Open de locatie minimaal 2 uur voor aanvang. Zet eerst werktafels, ontvangsttafel, bar, stoelen en afvalbakken neer; leg daarna glazen, tools, cocktailkaarten, water en ingrediënten per werkplek klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een cocktailworkshop organiseren?
- Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie, datum en uitnodigingen. Rond 10 dagen voor de workshop de aanmeldingen, allergieën en dieetwensen af, zodat je recepten en bestellingen kunt vastleggen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een cocktailworkshop klaar te zetten?
- Reken op minstens 2 uur op de locatie voor ontvangsttafel, werktafels, bar, stoelen, afvalbakken, glazen en apparatuur. Bereid siropen en garnituren de dag ervoor; op de dag zelf hoef je dan vooral te portioneren en te koelen.
- Wanneer moet ik ingrediënten voor een cocktailworkshop bestellen?
- Bestel houdbare ingrediënten en alcohol ongeveer 7 dagen vooraf, nadat de recepten en deelnemersaantallen vaststaan. Koop verse citrus, kruiden en andere verse garnituren bij voorkeur 1 dag voor de workshop.
- Hoeveel glazen en cocktailtools heb ik nodig per deelnemer?
- Voor elke deelnemer heb je minimaal één werkglas of serveerglas nodig, plus extra waterglazen; plan daarnaast 1 cocktailshaker, barmaatje en strainer per werkplek. Bij een workshop in duo’s betekent dat meestal 1 complete toolset per 2 deelnemers en 10 procent reserveglazen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!