Organiser un atelier de cocktails sans rien oublier
Un atelier de cocktails demande plus qu’une sélection de recettes et quelques bouteilles. Il faut gérer les inscriptions, les allergies, les quantités par recette et le matériel nécessaire pour que chaque participant puisse préparer son verre sans attendre. Cette checklist de 53 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du lieu jusqu’à l’installation du bar. Elle couvre aussi les préparations souvent faites trop tard, comme le sirop, les garnitures, le refroidissement des boissons et le portionnement des ingrédients.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Confirmer la date de l'atelier
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les allergies
Sélectionner les recettes de cocktails
2 personnes
Calculer les ingrédients par recette
2 personnes
Commander auprès des fournisseurs
Créer des cartes de cocktails
Imprimer les cartes de cocktails
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les boissons alcoolisées
2 personnes
Vérifier les ingrédients frais
2 personnes
Tester le matériel du bar
2 personnes
Préparer les verres et les outils
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le sirop à l’avance
2 personnes
Préparer les garnitures
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables de travail
3 personnes
Installer le bar et la table d’accueil
2 personnes
Installer les chaises et les poubelles
2 personnes
Portionner les ingrédients
3 personnes
Disposer les garnitures
2 personnes
Préparer les cartes de cocktails
Afficher les consignes de sécurité
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Présenter l’atelier
Démontrer les ustensiles de cocktail
Accompagner le premier cocktail
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le deuxième cocktail
3 personnes
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Encadrer le troisième cocktail
3 personnes
Accompagner les cocktails sans alcool
2 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches
2 personnes
Servir de l’eau et du café
2 personnes
Finaliser les dernières commandes
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Collecter les bouteilles vides
2 personnes
Dégager les tables de travail
3 personnes
Laver les verres et les ustensiles
3 personnes
Nettoyer le matériel du bar
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger le stock en lieu sûr
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker correctement les restes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de travailqté 6
- Tabourets de barqté 8
- Chaisesqté 30
- Table d’accueil
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Verres à cocktailqté 36
- Verres tumblerqté 36
- Verres à long drinkqté 36
- Verres à eauqté 36
- Panneauxqté 40
- Tasses à caféqté 30
- Distributeurs de serviettesqté 6
Équipement
- Shakers à cocktailqté 12
- Équipiers du barqté 12
- Passoiresqté 12
- Cuillères de barqté 12
- Pilons à cocktailqté 12
- Presse-agrumesqté 6
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Mixeursqté 3
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
Cuisine
- Verres doseursqté 6
- Saladiersqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères à glaceqté 6
- Pinces à glaceqté 6
- Bacs à garnituresqté 18
- Bacs de rangementqté 12
Décoration
- Chemins de tableqté 6
- Panneaux de menuqté 6
- Badges nominatifsqté 36
Éclairage
- Éclairage d’ambianceqté 4
Nettoyage
- Supports de sacs poubelleqté 4
- Gants de nettoyageqté 6
- Bacs à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par les recettes avant de faire les courses : pour chaque cocktail, calculez les quantités d’alcool, de jus, de sirop, de glace et de garnitures en fonction du nombre d’inscrits. Gardez une marge pour au moins 1 à 2 préparations supplémentaires par recette.
- Demandez les allergies et besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez-les avant de commander. Une réponse reçue 7 jours avant l’atelier laisse encore le temps de modifier une recette ou de prévoir une alternative.
- Testez les shakers, passoires, doseurs, presse-agrumes et mixeurs au moins 2 jours avant. Vérifiez aussi que vous avez assez de verres à cocktail, tumblers et verres long drink pour servir un groupe sans devoir laver entre deux tours.
- Préparez à l’avance ce qui supporte l’attente : sirop, garnitures lavées et découpées, cartes de cocktails et bacs d’ingrédients. Le jour même, gardez les produits frais au froid et portionnez les ingrédients avant l’arrivée des participants.
- Prévoyez l’installation du lieu au moins 90 minutes avant le début. Disposez les tables de travail, le bar, la table d’accueil, les chaises, les poubelles et les ustensiles afin que l’accueil et la première recette puissent commencer à l’heure.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de cocktails ?
- Prévoyez au minimum 2 semaines pour réserver le lieu, confirmer la date, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Terminez les commandes et la vérification du matériel 2 à 3 jours avant, puis consacrez environ 90 minutes à l’installation le jour même.
- Combien de cocktails prévoir par participant pour un atelier ?
- Pour un atelier participatif, prévoyez généralement 2 à 3 recettes par personne, selon la durée et le format choisi. Calculez chaque ingrédient recette par recette et ajoutez une marge de 10 % pour les erreurs de dosage ou les préparations supplémentaires.
- Quand préparer les garnitures et le sirop pour un atelier de cocktails ?
- Préparez le sirop la veille ou jusqu’à 3 jours avant, puis conservez-le au réfrigérateur dans un récipient propre. Les garnitures peuvent être lavées et certaines découpées la veille ; terminez les découpes fragiles le jour même, idéalement moins de 4 heures avant le début.
- Quel matériel faut-il vérifier avant un atelier de cocktails ?
- Contrôlez au moins 48 heures avant les shakers, passoires, cuillères de bar, pilons, presse-agrumes, doseurs, planches, couteaux, mixeurs et pinces à glace. Vérifiez également les verres et prévoyez assez de matériel pour que chaque poste de travail puisse fonctionner en parallèle.
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