Checklist voor een goed georganiseerd clubkampioenschap

Een clubkampioenschap vraagt om meer dan een datum en een parcours. Je regelt tegelijk de inschrijvingen, wedstrijdcategorieën, jury, verkeersveiligheid, rondeposten en de ontvangst van deelnemers. Begin met vergunningen en het parcours, werk daarna de wedstrijdorganisatie uit en leg materiaal en vrijwilligers uiterlijk in de laatste week vast. Deze checklist helpt je de 77 taken in een logische volgorde af te werken, van de eerste planning tot de briefing op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Juryleden bevestigen
2 personen
Verkeersregelaars indelen
2 personen
Rondeposten indelen
2 personen
Fotograaf bevestigen
Geluid en microfoon reserveren
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
Startnummers ontwerpen
Startnummers afdrukken
Parcours inspecteren
3 personen
Gevaarlijke punten markeren
3 personen
Verkeersplan verspreiden
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Vrijwilligersbriefing plannen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Fietsen voor controle klaarzetten
2 personen
Startlijst afdrukken
Draaiboek afdrukken
Dranken koelen
2 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Veiligheidsmateriaal plaatsen
3 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen technisch controleren
3 personen
Renners naar startvak begeleiden
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Startsein geven
2 personen
Rondeposten bemannen
8 personen
Tussentijden registreren
2 personen
Finishpassages registreren
3 personen
Verkeerspunten bewaken
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Winnaars aankondigen
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies ophalen
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Parcoursmaterialen verzamelen
6 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Foto's en uitslagen delen
Prijzenbestand archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Inschrijftafel
Jurytafel
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Rondebord
Rondetellersaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 10
Reservefietspompenaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reserve binnenbandenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Afzetlintaantal 10
Racehekkenaantal 20
Pionnenaantal 40
Vlaggenaantal 20
Fluitjesaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Tijdwaarnemingsklok
Finishbel
Tenten voor materiaalaantal 2
Trofeeënaantal 12
Medaillesaantal 36
Certificatenaantal 36
Start- en finishboog
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Laptop
Printer
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

Clubvlaggenaantal 12
Bannersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Broodmessenaantal 3
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsaantal 3
Handvegersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vroeg vast en inspecteer het minstens één keer opnieuw in de laatste week. Markeer gevaarlijke punten met afzetlint, verkeerskegels, pionnen of racehekken en verwerk die plekken in het verkeersplan.
Open de aanmeldingen pas nadat categorieën en reglement zijn vastgesteld. Controleer de deelnemerslijst een week voor de wedstrijd en maak daarna de startgroepen en startnummers definitief.
Maak aparte indelingen voor juryleden, verkeersregelaars en rondeposten. Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk 2 dagen vooraf en bespreek daar ook fluitjes, reflecterende hesjes, stopwatches en klemborden.
Regel de bevoorrading en inrichting niet pas op de ochtend zelf. Zet inschrijf- en jurytafel, partytenten, stoelen, afvalbakken en herbruikbare bekers op een eenvoudige plattegrond met een duidelijke aanvoerroute.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie beslist over aanpassingen. Leg reservefietspompen, bandenlichters, binnenbanden en extra startnummerhouders klaar op één herkenbare plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een clubkampioenschap organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours, vergunningen en wedstrijdcategorieën. Open de inschrijvingen daarna en reserveer jury, geluid, fotograaf en benodigde materialen uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en startgroepen maken?: Controleer de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen vooraf, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Deel de startgroepen en startnummers vervolgens uiterlijk 2 dagen voor de wedstrijd in, zodat wijzigingen nog zichtbaar zijn.
Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een clubkampioenschap?: Voor de afzetting en verkeersbegeleiding heb je onder meer verkeerskegels, afzetlint, racehekken, pionnen, vlaggen en reflecterende hesjes nodig. Leg het materiaal per rondepost klaar en geef elke verkeersregelaar vooraf een vaste post en instructie.
Wanneer plan ik de vrijwilligersbriefing?: Plan de briefing uiterlijk 48 uur voor de start, met de definitieve indeling van rondeposten, verkeersregelaars en juryleden. Neem ook het verkeersplan, de gevaarlijke punten op het parcours en de procedure bij materiaalproblemen door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.