Clubmeisterschaft organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Clubmeisterschaft braucht früh klare Entscheidungen: Datum, Strecke, Kategorien und Regeln bilden die Grundlage für alles Weitere. Danach folgen Anmeldungen, Helfereinteilung, Jury, Verkehrssicherung und die Bestellung des Materials. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Wettkampftag ein: Strecke, Gefahrenstellen, Startnummern und Wetter müssen vorher geprüft sein. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Ablauf vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Strecke festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Wettbewerbskategorien festlegen
2 Personen
Wettkampfregeln veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Jurymitglieder bestätigen
2 Personen
Verkehrsregler einteilen
2 Personen
Rundenposten einteilen
2 Personen
Fotograf bestätigen
Ton und Mikrofon reservieren
Preiskategorien festlegen
2 Personen
Startnummern entwerfen
Startnummern drucken
Parcours inspizieren
3 Personen
Gefahrenstellen markieren
3 Personen
Verkehrsplan verteilen
2 Personen
Preise und Medaillen bestellen
Freiwilligen-Briefing planen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Fahrräder für die Kontrolle bereitstellen
2 Personen
Startliste drucken
Drehbuch ausdrucken
Getränke kühlen
2 Personen
Parcours aufbauen
6 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Sicherheitsmaterial anbringen
3 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Fahrräder technisch prüfen
3 Personen
Fahrer zum Startblock begleiten
2 Personen
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
Startsignal geben
2 Personen
Rundenposten besetzen
8 Personen
Zwischenzeiten erfassen
2 Personen
Zielankünfte erfassen
3 Personen
Verkehrspunkte überwachen
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Ergebnisse prüfen
3 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Gewinner ankündigen
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Geschirr abholen
2 Personen
Musik organisieren
Letzte Runde ankündigen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Parcoursmaterialien sammeln
6 Personen
Verkehrsmaterialien entfernen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Fotos und Ergebnisse teilen
Preisdatei archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
Anmeldetisch
Jurytisch
StehtischeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12

Sportmaterial

StartnummernAnz. 150
StartnummernhalterAnz. 150
Rundenschild
RundenzählerAnz. 4
StoppuhrenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 10
Ersatz-FahrradpumpenAnz. 3
ReifenheberAnz. 6
ErsatzschläucheAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 10
RennabsperrungenAnz. 20
KegelAnz. 40
FahnenAnz. 20
PfeifenAnz. 12
WarnwestenAnz. 20
Zeitmessuhr
Zielglocke
Zelte für MaterialAnz. 2
TrophäenAnz. 12
MedaillenAnz. 36
ZertifikateAnz. 36
Start- und Zielbogen
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
EinweghandschuheAnz. 2

Ausstattung

Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
Laptop
Drucker
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2

Dekoration

ClubflaggenAnz. 12
BannerAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 12
WegweiserAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
BrotmesserAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
BesenAnz. 3
HandfegerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Kategorien und Regeln fest, bevor du die Anmeldung öffnest. Veröffentliche die Wettkampfregeln zusammen mit der Einladung, damit Rückfragen und nachträgliche Änderungen reduziert werden.
Plane Helfer mit konkreten Einsatzzeiten ein: Verkehrsregler, Rundenposten und Jury brauchen unterschiedliche Briefings. Bestätige die Jurymitglieder spätestens vor der Einteilung der Startgruppen.
Prüfe die Strecke nicht nur auf die Fahrbarkeit, sondern auch auf Gefahrenstellen und Verkehrsführung. Markiere kritische Punkte mit Kegeln, Absperrband oder Rennabsperrungen und verteile den Verkehrsplan an alle zuständigen Helfer.
Kontrolliere die Startunterlagen mindestens einmal anhand der Teilnehmerliste. Startnummern, Startnummernhalter, Klemmbretter, Stoppuhren und Rundenzähler gehören zusammen an einen vorbereiteten Ausgabepunkt.
Warte mit dem Wettercheck nicht bis zum Start. Prüfe die Vorhersage am Vortag und lege fest, wer Partyzelte, Warnwesten, Pfeifen, Ersatzpumpen und Ersatzschläuche vor Ort übernimmt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Clubmeisterschaft planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Strecke, Genehmigungen und Kategorien. Öffne die Anmeldung erst, wenn Regeln, Einladung und die wichtigsten Rahmenbedingungen feststehen.
Wie viele Helfer braucht eine Clubmeisterschaft?: Das hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab, aber plane jede Verkehrsposition und jeden Rundenposten einzeln ein. Ergänze mindestens 2 bis 3 Personen für Anmeldung, Ausgabe der Startnummern und kurzfristige Ausfälle.
Wann sollte man die Strecke für die Clubmeisterschaft kontrollieren?: Führe eine erste Inspektion etwa 2 bis 3 Wochen vorher durch und eine abschließende Kontrolle am Vortag. Gefahrenstellen, Absperrungen und der Verkehrsplan müssen vor dem Eintreffen der Teilnehmer geklärt sein.
Was muss am Wettkampftag vor dem Start bereitliegen?: Lege Startnummern, Halter, Teilnehmerliste, Klemmbretter, Stoppuhren, Rundenzähler und Schreibmaterial mindestens 60 Minuten vor dem ersten Start bereit. Auch Mikrofon, Jurytisch, Anmeldetisch und Sicherheitsmaterial sollten dann aufgebaut und geprüft sein.

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