La checklist pour organiser un championnat du club

Un championnat du club repose sur une préparation précise, du choix du parcours jusqu’à la remise des médailles. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : autorisations, règlement, inscriptions, bénévoles, jury, signalisation et matériel. Elle inclut aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les chambres à air de rechange ou la répartition des signaleurs. Utilisez-la pour suivre les 77 tâches et les 70 éléments prévus pour l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Publier le règlement du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
2 personnes
Répartir les signaleurs
2 personnes
Répartir les postes du parcours
2 personnes
Confirmer le photographe
Réserver la sonorisation et le micro
Définir les catégories de prix
2 personnes
Concevoir les dossards
Imprimer les dossards
Inspecter le parcours
3 personnes
Signaler les zones dangereuses
3 personnes
Distribuer le plan de circulation
2 personnes
Commander les prix et médailles
Planifier le briefing des bénévoles
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les vélos pour le contrôle
2 personnes
Imprimer la liste de départ
Imprimer le déroulé
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le matériel de sécurité
3 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Assurer les postes circulaires
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Enregistrer les passages à l'arrivée
3 personnes
Surveiller les points de circulation
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Annoncer les gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du parcours
6 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Partager les photos et les résultats
Archiver le fichier des prix

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Table du jury
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 80
Tasses à caféqté 80
Louchesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Tableau rond
Compteurs de tableqté 4
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 10
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Démonte-pneusqté 6
Chambres à air de rechangeqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 10
Barricades de courseqté 20
Cônesqté 40
Drapeauxqté 20
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Horloge de chronométrage
Cloche d’arrivée
Tentes pour le matérielqté 2
Trophéesqté 12
Médaillesqté 36
Certificatsqté 36
Arche de départ et d’arrivée
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2

Décoration

Drapeaux du clubqté 12
Bannièresqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux indicateursqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Couteaux à painqté 3
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Nettoyage

Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balaisqté 3
Balais à mainqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le parcours, puis vérifiez les autorisations et déclarations nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez plusieurs semaines pour obtenir les confirmations administratives.
Publiez le règlement avant l’ouverture des inscriptions et indiquez clairement les catégories, les horaires, les groupes de départ et la date limite. Traitez ensuite les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires des participants.
Répartissez les bénévoles par poste et par zone du parcours, puis organisez un briefing avant le championnat. Donnez aux signaleurs des gilets réfléchissants, des sifflets et un plan de circulation à jour.
Inspectez le parcours avant l’événement et signalez chaque zone dangereuse avec des cônes, du ruban de balisage, des drapeaux ou des barrières. Contrôlez aussi la météo au moins 48 heures avant le départ pour adapter l’organisation.
Préparez séparément la table d’inscription, la table du jury et l’espace de remise des prix. Vérifiez les dossards, chronomètres, compteurs, médailles, matériel de réparation et installations de réception la veille.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un championnat du club ?: Ouvrez-les dès que le règlement, les catégories et le parcours sont validés, idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une date limite quelques jours avant l’épreuve pour établir les groupes de départ et la liste finale.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser un championnat du club ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de postes à couvrir. Prévoyez au minimum une personne par zone de signalisation, ajoutez l’équipe d’inscription, le jury, le départ, l’arrivée et une réserve de 2 à 3 bénévoles pour les imprévus.
Quand inspecter le parcours avant le championnat ?: Faites une première inspection 7 à 10 jours avant l’épreuve afin de repérer les risques et de planifier la signalisation. Effectuez un dernier contrôle la veille ou le matin même, surtout après des travaux ou une météo défavorable.
Quel matériel de secours prévoir pour une épreuve cycliste ?: Prévoyez plusieurs pompes, démonte-pneus et chambres à air de rechange, en plus des chronomètres, sifflets et éléments de balisage. Regroupez ce matériel au départ et prévoyez une personne chargée de vérifier son état avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.