Checklist para organizar el campeonato del club

Un campeonato del club necesita más que una fecha y una lista de participantes. Hay que cerrar el recorrido, las categorías y los permisos antes de abrir las inscripciones, y después coordinar jurado, voluntarios, tráfico y material. Esta checklist reúne 77 tareas y 70 artículos para que sepas qué preparar y en qué orden. También incluye los puntos que suelen dejarse para el último momento, como los dorsales, la previsión meteorológica y las preferencias dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el recorrido
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Determinar las categorías del concurso
2 personas
Publicar el reglamento de la competición
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Confirmar al jurado
2 personas
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
Distribuir los puestos de ronda
2 personas
Confirmar fotógrafo
Reservar sonido y micrófono
Definir categorías de premios
2 personas
Diseñar los dorsales
Imprimir los dorsales
Inspeccionar el recorrido
3 personas
Marcar puntos peligrosos
3 personas
Distribuir el plan de tráfico
2 personas
Encargar premios y medallas
Planificar la reunión informativa de voluntarios
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar las bicicletas para la revisión
2 personas
Imprimir la lista de salida
Imprimir el plan de trabajo
Enfriar bebidas
2 personas
Marcar el recorrido
6 personas
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Colocar el material de seguridad
3 personas
Informar a los voluntarios
3 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Revisar técnicamente las bicicletas
3 personas
Acompañar a los corredores a la zona de salida
2 personas
Dar la reunión inicial
2 personas
Dar la señal de inicio
2 personas
Cubrir los puestos de la vuelta
8 personas
Registrar los tiempos parciales
2 personas
Registrar los pasos por la meta
3 personas
Vigilar los puntos de tráfico
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los resultados
3 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Proporcionar la música
Anunciar la última ronda
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger materiales del recorrido
6 personas
Retirar los materiales de tráfico
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Compartir fotos y resultados
Archivar el archivo de precios

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesa de inscripción
Mesa del jurado
Mesas altascant. 6
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 80
Tazas de cafécant. 80
Cucharonescant. 12

Material deportivo

Dorsalescant. 150
Portadorsalescant. 150
Platos redondos
Contadores de vueltacant. 4
Cronómetroscant. 6
Portapapelescant. 10
Bombas de bicicleta de repuestocant. 3
Desmontadores de neumáticoscant. 6
Cámaras de aire de repuestocant. 20
Conos de tráficocant. 30
Cinta de balizamientocant. 10
Vallas de carreracant. 20
Conoscant. 40
Banderascant. 20
Silbatoscant. 12
Chalecos reflectantescant. 20
Cronómetro
Campana de meta
Carpas para materialcant. 2
Trofeoscant. 12
Medallascant. 36
Certificadoscant. 36
Arco de salida y meta
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes desechablescant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6
Portátil
Impresora
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2

Decoración

Banderas del clubcant. 12
Bannerscant. 6
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Señales de orientacióncant. 12
Carteles direccionalescant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Cuchillos de pancant. 3
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Limpieza

Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Escobascant. 3
Escobas de manocant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Cepillos para fregarcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recorrido y los permisos antes de publicar el reglamento o abrir las inscripciones. Si el recorrido cambia después, tendrás que actualizar las notificaciones, los grupos de salida y el plan de tráfico.
No esperes a la semana de la prueba para formar los equipos: confirma con antelación al jurado, a los voluntarios y a los reguladores de tráfico, y organiza una reunión informativa específica para ellos.
Prepara los dorsales en dos pasos: diseña e imprime una cantidad que cubra a todos los inscritos y deja varios números de reserva. Comprueba la lista de participantes antes de repartir los grupos de salida.
Inspecciona el recorrido caminando o en bicicleta y marca cada punto peligroso. Lleva conos, cinta de balizamiento, vallas, banderas y chalecos reflectantes para que los puestos estén identificados durante toda la prueba.
Reserva con tiempo el sonido y el micrófono, el fotógrafo y los premios. El día del campeonato separa una mesa de inscripción, una mesa del jurado y zonas con mesas, sillas, carpas y papeleras para que cada función tenga su lugar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones del campeonato del club?: Ábrelas después de fijar el recorrido, las categorías y el reglamento, preferiblemente varias semanas antes de la prueba. Así tendrás tiempo para gestionar cambios, recoger preferencias dietéticas y dividir a los participantes en grupos de salida.
¿Cuándo hay que comprobar los permisos y avisar del recorrido?: Hazlo antes de anunciar públicamente la fecha y el recorrido. Reserva al menos varias semanas para comprobar los permisos, enviar las notificaciones necesarias y preparar el plan de tráfico con los reguladores.
¿Cuándo se prepara el material del campeonato?: Revisa el material al menos una semana antes y vuelve a comprobarlo el día anterior. Cuenta dorsales, portadorsales, cronómetros, contadores de vuelta, portapapeles, herramientas y cámaras de aire de repuesto para detectar faltas a tiempo.
¿Cuándo hay que revisar la previsión del tiempo?: Compruébala 48 horas antes y otra vez la mañana del campeonato. Con esa información puedes ajustar la colocación de carpas, mesas y sillas, informar a los voluntarios y preparar mejor los puntos del recorrido.

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