LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Clubavond organiseren: checklist en planning

Een clubavond vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en drank. Je regelt vooraf de locatie, het programma, aanmeldingen en leveranciers; op de dag zelf moeten bar, geluid, verlichting en entree tegelijk klaarstaan. Deze checklist bevat 44 taken en 36 spullen, van het reserveren van de ruimte tot de laatste geluidstest. Gebruik de volgorde om op tijd te beginnen en controleer vooral toegang, stroom, koeling en betaalmogelijkheden voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Ruimte reserveren

  • Muziekprogramma samenstellen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Leveranciersafspraken bevestigen

  • Barindeling bepalen

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Aanmeldingen afsluiten

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Apparatuur testen

    2 personen

  • Sleutels en toegang regelen

  • Ruimte ventileren

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Bar opbouwen

    3 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Verlichting installeren

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Hapjes uitstallen

    2 personen

  • Barvoorraad klaarzetten

    2 personen

  • Inchecktafel inrichten

    2 personen

  • Laatste geluidstest uitvoeren

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Dranken serveren

    3 personen

  • Hapjes aanvullen

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Glazen en servies verzamelen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Muziek verzorgen

  • Laatste ronde aankondigen

  • Bezoekers uitgeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Barvoorraad opruimen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Versiering verwijderen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Ruimte schoonmaken

    4 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    3 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Sleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Barbladenaantal 2
  • Hoge statafelsaantal 8
  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 40
  • Kapstokkenaantal 3

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 120
  • Wijnglazenaantal 40
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveerkommenaantal 12

Apparatuur

  • Actieve speakersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Microfoon
  • Audiokabelsaantal 4
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Koelboxenaantal 4
  • Pinautomaat

Verlichting

  • Ledlichtslingersaantal 4
  • Ledspotsaantal 4
  • Discolamp

Decoratie

  • Ballonnenbogenaantal 2
  • Slingersaantal 6
  • Tafelkledenaantal 8
  • Menukaartenaantal 8

Keuken

  • Snijplankenaantal 3
  • Messenaantal 4
  • Serveertangenaantal 6
  • IJslepelsaantal 2
  • Flessenopenersaantal 3

Schoonmaak

  • Afwasbakkenaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Bezem en blikaantal 2
  • Stofzuiger

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de clubavond af, zodat je het aantal hapjes, glazen, stoelen en drank kunt bepalen. Verzamel dieetwensen vóór je de boodschappen definitief maakt.
  • Test actieve speakers, mengpaneel, microfoon, audiokabels en verlengkabels vóór de opbouw. Doe daarna op locatie nog een volledige geluidstest met de muziek die tijdens de avond wordt gebruikt.
  • Regel sleutels en toegang uiterlijk op de dag vóór het evenement. Controleer wie binnen kan, waar de stekkerdozen komen en of de ruimte voldoende ventilatie en stroompunten heeft.
  • Koel dranken enkele uren voor de start en zet koelboxen en ijslepels bij de bar. Leg flessenopeners, glazen en de pinautomaat klaar voordat je de barvoorraad opbouwt.
  • Richt de entree apart van de bar in met een inchecktafel en voldoende ruimte voor wachters. Plaats statafels, tafels, stoelen en kapstokken pas nadat de looproute naar bar, toilet en uitgang vrij is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een clubavond organiseren?
Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, muziekprogramma en leveranciers. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond af.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een clubavond?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra voorraad op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en zorg dat dranken enkele uren vooraf kunnen koelen.
Wanneer moet ik de geluidsapparatuur testen?
Test alle apparatuur minstens 1 dag vooraf en sluit alles op locatie enkele uren vóór de start aan. Plan daarna nog een laatste geluidstest, inclusief microfoon, kabels en stroomvoorziening.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste doen bij een clubavond?
Regel eerst toegang, ventilatie en stroom, en zet daarna tafels, stoelen en de bar op hun plaats. Bouw vervolgens geluid en verlichting op; hapjes, glazen, dranken en de inchecktafel komen als laatste klaar.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!