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Clubabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Clubabend braucht mehr Vorbereitung als nur Musik und Getränke. Du musst Raum, Zugang, Technik, Licht, Bar, Snacks und Einlass so koordinieren, dass am Abend keine Übergänge stocken. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Raumzusage bis zum letzten Soundcheck. Besonders leicht vergessen werden gekühlte Getränke, ausreichend Gläser, getestete Kabel und eine klare Zuständigkeit an der Bar.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Raum reservieren

  • Musikprogramm zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferantenabsprachen bestätigen

  • Baraufteilung festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Anmeldungen schließen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Raum lüften

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar aufbauen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Barvorrat bereitstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Letzten Soundcheck durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Musik organisieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Barvorrat aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Schlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BarunterlagenAnz. 2
  • Hohe StehtischeAnz. 8
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 40
  • KleiderständerAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 40
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Mikrofon
  • AudiokabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • Geldautomat

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-SpotsAnz. 4
  • Discolampe

Dekoration

  • BallonbögenAnz. 2
  • GirlandenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • EislöffelAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Staubsauger

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldungen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Clubabend. Erst dann lassen sich Getränkemengen, Snacks, Sitzplätze und Ernährungswünsche zuverlässig planen.
  • Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden vor Einlass ein. Raumlüften, Tische und Stühle, Bar, Beleuchtung und Tontechnik brauchen jeweils eigene Zeitreserven.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Audiokabel am Veranstaltungstag mit genau der Signalquelle, die später verwendet wird. Ein kurzer Soundcheck 30 bis 60 Minuten vor Beginn verhindert viele Ausfälle.
  • Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vorher und stelle Kühlboxen zusätzlich bereit. Gläser, Flaschenöffner, Eislöffel und Servierzangen gehören an die Bar, bevor die ersten Gäste eintreffen.
  • Lege den Anmeldetisch direkt am Eingang an und kläre vorher, wer ihn besetzt. Kleiderständer, Speisekarten und eine sichtbare Baraufteilung ersparen Nachfragen während des laufenden Programms.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Clubabend planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Raum und Musikprogramm. Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Abend verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Clubabends?
Rechne mit mindestens 3 Stunden für Möbel, Bar, Dekoration, Licht und Tontechnik. Plane zusätzlich 30 bis 60 Minuten für Geräteprüfung und den letzten Soundcheck ein.
Wann soll ich Getränke für den Clubabend einkaufen und kühlen?
Prüfe die Einkaufsliste nach Ende der Anmeldungen und kaufe die Getränke möglichst 1 bis 2 Tage vorher ein. Kühlung und Barvorrat sollten spätestens 4 Stunden vor Einlass bereitstehen.
Was wird bei einem Clubabend besonders oft vergessen?
Häufig fehlen passende Gläser, Verlängerungskabel, Flaschenöffner oder ein geregelter Schlüssel- und Zugangsdienst. Kontrolliere diese Punkte spätestens am Vortag und teste die gesamte Tontechnik noch einmal vor dem Einlass.

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