Soirée du club : la checklist pour tout préparer

Une soirée du club se prépare en plusieurs temps : d’abord la date, la salle et le programme, puis les inscriptions, les fournisseurs et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les quantités et les accès. Le jour même, prévoyez une vraie séquence d’installation pour le bar, les tables, le son et l’éclairage. Cette checklist rassemble les 44 tâches et les 36 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver la salle
Établir le programme musical
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Définir l’agencement du bar
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Clôturer les inscriptions
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le bar
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Préparer le stock du bar
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Effectuer le dernier test son
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les verres et la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Ranger le stock du bar
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Sous-mains de barqté 2
Tables hautesqté 8
Tablesqté 6
Chaisesqté 40
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Saladiers de serviceqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphone
Câbles audioqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Terminal de paiement

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Projecteurs LEDqté 4
Boule disco

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 6
Nappesqté 8
Cartes de menuqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pinces de serviceqté 6
Cuillères à glaceqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Clôturez les inscriptions avant de faire les courses : le nombre final détermine les verres, les assiettes, les amuse-bouches et le stock du bar. Notez aussi les besoins alimentaires recueillis auprès des participants.
Réservez un créneau d’au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, monter le bar et suspendre la décoration.
Testez l’ensemble audio avant l’ouverture, pas seulement la table de mixage : vérifiez les intervenants actifs, le microphone, les câbles, les rallonges et les multiprises, puis faites un dernier test son.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et répartissez-les entre les glacières et le bar. Gardez une partie du stock accessible pour éviter de bloquer le comptoir pendant la soirée.
Préparez l’accueil avant l’installation finale du bar : prévoyez l’espace pour les inscriptions, le terminal de paiement et les porte-manteaux. Les clés et les modalités d’accès doivent être réglées avant l’arrivée de l’équipe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée du club ?: Commencez au moins 4 semaines avant la date prévue. Confirmez d’abord la salle, le programme musical et les fournisseurs, puis envoyez les invitations afin de garder 7 à 10 jours pour traiter les inscriptions.
Quand clôturer les inscriptions pour une soirée du club ?: Clôturez-les environ 7 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les besoins alimentaires, de vérifier la liste des courses et d’ajuster le stock du bar.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, monter le bar, raccorder le matériel audio et poser l’éclairage. Ajoutez 30 minutes si la décoration comprend des guirlandes ou une arche de ballons.
Quand refroidir les boissons pour la soirée du club ?: Mettez-les au frais au moins 4 heures avant l’ouverture, ou la veille pour les grandes quantités. Contrôlez ensuite les glacières et le stock du bar avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.