Zo organiseer je een cliëntencongres

Begin met het programma en leg daarna de belangrijkste leveranciers vast. Voor een cliëntencongres moeten sprekers, techniek, catering en deelnemersregistratie op elkaar aansluiten. Werk daarom terug vanaf de congresdatum en plan vaste controlemomenten voor aanmeldingen, dieetwensen en presentaties. De laatste week draait vooral om aantallen, naamkaartjes, badges, programmafolders en een technische test. Zo voorkom je dat ontbrekende informatie of kabels pas bij de opbouw zichtbaar wordt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief maken
2 personen
2
Sprekers bevestigen
3
Locatie reserveren
4
Catering reserveren
5
Techniek reserveren
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Sprekersinformatie verzamelen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vervoersinformatie versturen
13
Presentaties verzamelen
14
Naamkaartjes ontwerpen
15
Programmafolders opmaken
16
Deelnemerslijst controleren
17
Bevestiging deelnemers versturen
18
Badges en programma printen
2 personen
19
Catering aantallen doorgeven
20
Technische briefing maken
21
Draaiboek printen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Presentaties testen
2 personen
25
Locatie inspecteren
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Leveringen ontvangen
2 personen
28
Registratietafel klaarzetten
2 personen
29
Naamkaartjes sorteren
2 personen
30
Programmafolders klaarleggen
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Podiumhoek inrichten
3 personen
34
Projector aansluiten
2 personen
35
Scherm plaatsen
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Presentaties klaarzetten
2 personen
38
Pauzebuffet opbouwen
3 personen
39
Dinerbuffet voorbereiden
4 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Versiering ophangen
2 personen
42
Toiletten controleren
43
Briefing ontvangstteam geven

Event

44
Sprekers ontvangen
2 personen
45
Deelnemers registreren
4 personen
46
Welkomstkoffie serveren
3 personen
47
Opening begeleiden
2 personen
48
Plenaire presentaties begeleiden
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
51
Pauzebuffet serveren
3 personen
52
Servies verzamelen
2 personen
53
Workshops begeleiden
5 personen
54
Workshopmaterialen uitdelen
3 personen
55
Techniek ondersteunen
2 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Dinerbuffet openen
3 personen
58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Buffet aanvullen
3 personen
60
Servies afruimen
3 personen
61
Avondprogramma begeleiden
3 personen
62
Microfoons beheren
63
Koffie en thee bijvullen
2 personen
64
Bezoekers begeleiden naar uitgang
2 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

66
Techniek uitschakelen
2 personen
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Meubilair afbreken
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Zaal schoonmaken
3 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Locatie afsluiten
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Techniek retourneren
2 personen
77
Deelnemers bedanken
78
Sprekers bedanken
79
Presentaties archiveren
80
Declaraties verzamelen
81
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 110
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Spreekgestoelte
Kledingrekkenaantal 2
Tafellinnenaantal 18

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 4
Whiteboardsaantal 3
Koelboxenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Chafing dishesaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveerschalenaantal 18
Serveerbestekaantal 18
Koelcontainersaantal 4

Decoratie

Naambordjesaantal 12
Bannerhoudersaantal 4
Congresbanneraantal 2
Tafeldecoratieaantal 14
Pijlbordjesaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 110

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkar
Handdoekrollenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, sprekers en locatie eerst vast. Reserveer catering en techniek zodra de datum staat, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf, omdat beschikbaarheid en opbouwtijd van elkaar afhangen.
Open het aanmeldformulier zodra het programma voldoende vaststaat en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag direct naar dieetwensen en vervoer, zodat je niet in de laatste 48 uur achter deelnemersinformatie aan hoeft.
Plan de technische briefing uiterlijk 7 dagen voor het congres. Verzamel alle presentaties, test ze op dezelfde laptop en controleer projector, scherm, microfoons, luidsprekers, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen.
Geef de catering aantallen en dieetwensen 3 tot 5 werkdagen vooraf door. Tel niet alleen deelnemers, maar controleer ook of er genoeg koffiekopjes, waterglazen, servies, bestek en opscheplepels zijn.
Loop de locatie de dag ervoor na met het draaiboek. Controleer registratie- en buffettafels, stoelen, spreekgestoelte, kledingrekken, stroompunten, schermzicht en de plek voor badges en programmafolders.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cliëntencongres organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je programma, sprekers, locatie, catering en techniek vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en productie van materialen.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een cliëntencongres?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 weken voor de congresdatum. Sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je deelnemerslijst, catering en naamkaartjes nog kunt controleren.
Wanneer moet je presentaties aanleveren voor een congres?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en test ze uiterlijk 2 werkdagen voor het congres. Bewaar alle bestanden op één laptop en neem een reservekopie mee.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een cliëntencongres?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw en technische controle. Reserveer extra tijd als je meerdere microfoons, een mengpaneel, flip-overs of whiteboards gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.