Kundenkongress organisieren: der richtige Ablauf

Ein Kundenkongress steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst müssen Programm, Referenten und Location feststehen, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Detailplanung. In den letzten Wochen werden Präsentationen, Namensschilder, Cateringmengen und Technik zusammengeführt. Diese Anleitung zeigt dir, welche Fristen du einplanen solltest und welche Übergaben am Veranstaltungstag häufig zu spät kommen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm finalisieren
2 Personen
2
Referenten bestätigen
3
Location reservieren
4
Catering reservieren
5
Technik reservieren
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Sprecherinformationen sammeln
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Transportinformationen versenden
13
Präsentationen sammeln
14
Namensschilder entwerfen
15
Programmhefte gestalten
16
Teilnehmerliste prüfen
17
Teilnehmerbestätigung versenden
18
Namensschilder und Programm drucken
2 Personen
19
Catering-Mengen durchgeben
20
Technisches Briefing erstellen
21
Ablaufplan ausdrucken
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Präsentationen testen
2 Personen
25
Location inspizieren
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
28
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
29
Namenskarten sortieren
2 Personen
30
Programmhefte auslegen
2 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
34
Projektor anschließen
2 Personen
35
Bildschirm aufstellen
2 Personen
36
Mikrofone testen
2 Personen
37
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
38
Pausebuffet aufbauen
3 Personen
39
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
41
Dekoration aufhängen
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
43
Briefing für das Empfangsteam geben

Event

44
Referenten empfangen
2 Personen
45
Teilnehmer registrieren
4 Personen
46
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
47
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
48
Plenarsitzungen moderieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
51
Pausebuffet servieren
3 Personen
52
Geschirr sammeln
2 Personen
53
Workshops betreuen
5 Personen
54
Workshop-Materialien verteilen
3 Personen
55
Technik unterstützen
2 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
58
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
59
Buffet auffüllen
3 Personen
60
Geschirr abräumen
3 Personen
61
Abendprogramm betreuen
3 Personen
62
Mikrofone verwalten
63
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
64
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
65
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

66
Technik ausschalten
2 Personen
67
Dekoration entfernen
2 Personen
68
Möbel abbauen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Saal reinigen
3 Personen
72
Toiletten reinigen
2 Personen
73
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Technik zurückbringen
2 Personen
77
Teilnehmer verabschieden
78
Sprecher danken
79
Präsentationen archivieren
80
Abrechnungen sammeln
81
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 110
RegistrierungstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
Rednerpult
KleiderständerAnz. 2
TischwäscheAnz. 18

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartsAnz. 4
WhiteboardsAnz. 3
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
ServierschalenAnz. 18
ServierbesteckAnz. 18
KühlcontainerAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 12
BannerhalterAnz. 4
KongressbannerAnz. 2
TischdekorationAnz. 14
WegweiserAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 110

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Reinigungswagen
HandtuchrollenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Referenten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress fest. Erst danach solltest du Einladungen mit belastbaren Uhrzeiten, Vortragstiteln und Sprecherinformationen verschicken.
Öffne das Anmeldeformular mit den Einladungen und frage dort auch Ernährungswünsche sowie Transportinformationen ab. Prüfe die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vorher und sende anschließend die Teilnahmebestätigung.
Sammle Präsentationen spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress ein und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop mit Projektor, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker. So fallen fehlende Schriftarten oder inkompatible Formate noch rechtzeitig auf.
Gib dem Catering 3 bis 5 Tage vorher die verbindliche Personenzahl und besondere Ernährungswünsche durch. Plane Getränke nicht nur für die Pausen: Wasser sollte ab Beginn am Registrierungstisch und im Saal bereitstehen.
Besichtige die Location spätestens am Vortag und prüfe Registrierungstische, Rednerpult, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel vor Ort. Drucke Ablaufplan, Programmhefte und Namensschilder erst nach dem letzten Teilnehmerabgleich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kundenkongress organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Location, Programm, Referenten, Catering und Technik sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin verbindlich sein.
Wann sollte man die Einladungen zu einem Kundenkongress verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vorher. Lass das Anmeldeformular mindestens 4 bis 6 Wochen geöffnet, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche belastbar planen kannst.
Wann müssen die Präsentationen für einen Kundenkongress vorliegen?: Fordere alle Präsentationen 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress an. Teste sie spätestens am Vortag auf dem Veranstaltungs-Laptop und mit dem vorgesehenen Projektor.
Wie viele Tage vorher muss man das Catering festlegen?: Übermittle die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche 3 bis 5 Tage vor dem Kongress. Rechne zusätzlich mit einer kleinen Reserve, falls kurzfristig einzelne Anmeldungen hinzukommen.

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